O que saber
- Conta não Exchange: crie um novo modelo de mensagem de e-mail e, em seguida, crie uma regra para enviar uma resposta automática.
- Conta Exchange: Arquivo > Info > Respostas Automáticas > Enviar respostas automáticas > compor mensagem > selecione os horários de início e término > OK.
- No Outlook.com: Settings > Ver todas as configurações do Outlook > Mail > Respostas automáticas > Ativar respostas automáticas > compor > Salvar.
Este artigo explica como criar uma mensagem de resposta de ausência temporária para o Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook para Microsoft 365 e Outlook.com, dependendo do tipo de conta que você usa. Também explica como determinar se você tem uma conta do Exchange.
Como definir respostas automáticas no Outlook
Uma resposta automática de ausência temporária eficaz no Outlook garante que, enquanto você estiver ausente, as pessoas saibam que você não estará disponível quando voltar e o que elas devem fazer se tiverem um problema que precise ser imediato atenção.
A configuração para uma resposta de ausência temporária no Outlook difere dependendo se sua conta de e-mail está em um servidor Microsoft Exchange ou é uma conta de e-mail IMAP ou POP (como serviços de e-mail comuns como Gmail, Yahoo Mail, e outros).
Como saber se você tem uma conta Exchange
Se você não tiver certeza se está usando o Outlook com uma conta do Exchange, olhe na barra de status na parte inferior da janela do Outlook. Se estiver usando uma conta do Exchange, você verá Conectado a: Microsoft Exchange na barra de status.
Crie seu modelo de e-mail de resposta automática
Para configurar uma resposta automática no Outlook para uma conta de e-mail IMAP ou POP (para Exchange, veja mais abaixo), use o recurso de regras do Outlook. Comece criando um modelo de e-mail para o e-mail de resposta automática que será enviado aos destinatários enquanto você estiver ausente.
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Selecione Novo Email.
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Digite o Assunto para o e-mail e o texto da mensagem informando ao destinatário que você não está disponível.
Informe os destinatários quando eles podem esperar uma resposta pessoal sua e esteja ciente de quanta informação você revela em sua resposta automática, pois revelar muitas informações pode representar um risco.
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Quando terminar de compor sua mensagem de resposta automática, selecione Arquivo.
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Selecione Salvar como.
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Selecione a seta suspensa Salvar como tipo e selecione Modelo do Outlook.
Image - O Outlook usa o assunto do modelo por padrão como o nome na caixa de texto Nome do arquivo. Altere isso para qualquer coisa que você goste que permita que você saiba que é seu arquivo de modelo de e-mail de ausência temporária.
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Selecione Salvar.
Image - Fecha a janela de mensagem.
Criar uma regra de resposta automática de ausência temporária
O próximo passo para contas de e-mail IMAP ou POP é configurar uma regra do Outlook. Esta regra enviará uma resposta usando o modelo que você criou na seção anterior.
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Selecionar Arquivo > Info.
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Selecione Gerenciar Regras e Alertas.
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Selecione a guia Regras de e-mail.
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Em Aplicar alterações a esta pasta, selecione a conta de e-mail para a qual você está criando a resposta automática.
Você terá a opção de aplicar sua nova regra a todas as contas em uma etapa posterior.
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Selecione Nova Regra.
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Na seção Iniciar de uma regra em branco, selecione Aplicar regra nas mensagens que recebo.
Image - Selecione Próximo.
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Em Passo 1: Selecione a(s) condição(ões), selecione Onde meu nome está na caixa Para.
A regra de resposta automática responde a todos os e-mails recebidos se você desmarcar todas as caixas de seleção de condição.
Image - Selecione Próximo.
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Em Passo 1: Selecione a(s) ação(ões), selecione a caixa de seleção responder usando um modelo específico.
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Em Etapa 2: Edite a descrição da regra (clique em um valor sublinhado), selecione o link um template específico.
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Selecione a seta suspensa Look In e selecione User Templates in File System.
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Realce o modelo que você criou.
Image - Selecione Abrir.
- Na caixa de diálogo Assistente de Regras, selecione Next.
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Em Passo 1: Selecione a(s) exceção(ões), selecione a caixa de seleção exceto se for uma resposta automática.
Image - Selecione Próximo.
- Em Etapa 1: Especifique um nome para esta regra, digite um nome para sua regra de resposta automática.
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Em Etapa 2: Configurar opções de regras, marque a caixa de seleção Ativar esta regra se desejar ativar a resposta automática. Se você não quiser que a resposta automática esteja ativa agora, desmarque a caixa de seleção.
Se você tiver várias contas de e-mail nas quais deseja usar esta resposta automática, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas.
- Selecione Finish.
- Na caixa de diálogo Regras e Alertas, selecione OK.
Outlook envia uma resposta automática para o endereço de cada e-mail recebido uma vez por sessão; uma segunda resposta automática é enviada depois que o Outlook é fechado e reaberto.
Como ativar e desativar respostas automáticas para contas de e-mail IMAP e POP
Para contas de e-mail IMAP e POP, ative a resposta automática sempre que precisar. Vá para File > Manage Rules & Alerts > Email Rules, marque a caixa de seleção ao lado do seu auto- regra de resposta e selecione OK.
Para desativar o respondedor, desmarque a caixa de seleção e selecione OK.
Respostas automáticas para contas do Microsoft Exchange
Se sua conta de e-mail for uma conta do Microsoft Exchange (você pode configurar uma conta do Outlook.com como uma conta do Exchange no Outlook), você pode configurar uma resposta automática de ausência do escritório diretamente no servidor. Siga estas etapas para Outlook 2019, 2016 e Outlook para Microsoft 365.
- Selecionar Arquivo > Info.
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Selecione Respostas Automáticas.
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Selecione Enviar respostas automáticas. Escreva sua mensagem de resposta automática na caixa de texto.
Para desabilitar uma resposta automática, vá para a caixa de diálogo Respostas Automáticas e selecione Não enviar respostas automáticas. As respostas automáticas não são mais enviadas.
- Opcionalmente, defina o período de tempo durante o qual você deseja que a resposta automática esteja ativa. Marque a caixa de seleção Enviar somente durante este intervalo de tempo. Em seguida, defina o Hora de início e Hora de término Somente as mensagens recebidas durante esse intervalo receberão uma resposta automática.
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Se você trabalha em uma empresa ou organização, pode ter opções adicionais para suas respostas automáticas:
- Inside My Organization: Esta mensagem é enviada para mensagens recebidas de outras pessoas dentro da mesma empresa ou organização que você.
- Fora da minha organização: A mensagem é enviada para pessoas fora da sua organização. Marque a caixa de seleção Responder automaticamente a pessoas fora da minha organização.
Há riscos de segurança envolvidos nas respostas automáticas.
- Selecione OK.
Ferramentas e complementos de resposta automática do Outlook
Em vez de configurar uma regra no Outlook manualmente, use um add-in como Mail Responder for Outlook ou ferramentas como Email Responder (FreeBusy) ou Auto Reply Manager. Essas ferramentas são inteligentes ao enviar apenas as respostas de ausência temporária necessárias.
Para manter respostas de ausência temporária de forma mais centralizada em um servidor Exchange (incluindo modelos com campos mesclados com o Active Directory), experimente o Symprex Out-of-Office Manager.
Como ativar as respostas automáticas no Outlook.com
Ativar respostas automáticas no Outlook.com é um processo simples. O recurso não oferece tantas opções quanto o software Outlook, mas é fácil de usar.
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Na página Outlook.com Mail, selecione Settings > Ver todas as configurações do Outlook.
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Selecione Mail > Respostas automáticas.
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Ative a alternância Ative as respostas automáticas.
Para desativar as respostas automáticas, desative a opção Respostas automáticas ativadas.
Image - Opcional: Marque a caixa de seleção Enviar respostas apenas durante um período de tempo. Especifique o Hora de início e Hora de término. As respostas automáticas são enviadas apenas durante esse período.
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Digite a mensagem que deseja enviar enquanto as respostas automáticas estão habilitadas.
Image - Opcionalmente, marque a caixa de seleção Enviar respostas apenas para contatos para enviar respostas automáticas apenas para as pessoas e endereços de e-mail em seus contatos do Outlook.com.
- Selecione Salvar.
