Perder documentos importantes que você passou tanto tempo criando é frustrante, especialmente se você for como a maioria dos usuários, que cria documentos diretamente no computador e não tem o benefício de uma cópia manuscrita.
Aqui estão seis maneiras de manter seus documentos processados de texto seguros.
Nunca armazene seus documentos na unidade do SO
Enquanto a maioria dos processadores de texto salva seus arquivos na pasta Meus Documentos, este é o pior lugar para eles. Seja um vírus ou uma falha de software, a maioria dos problemas do computador afeta o sistema operacional e, muitas vezes, a única solução é reformatar a unidade e reinstalar o sistema operacional. Nesse caso, tudo na unidade será perdido.
Instalar um segundo disco rígido em seu computador é uma forma relativamente barata de resolver este problema. Um segundo disco rígido interno não será afetado se o sistema operacional estiver corrompido e pode até ser instalado em outro computador se você precisar comprar um novo.
Se você está cético quanto à instalação de um segundo disco interno, um disco rígido externo é uma excelente opção. Uma unidade externa pode ser conectada a qualquer computador a qualquer momento, conectando-a a uma porta USB ou FireWire. Muitas unidades externas também têm o benefício adicional de backups com um toque ou agendados; você especifica as pastas e horários, e o software cuida do resto.
Linha de fundo
Armazenar seus arquivos em um local diferente do seu sistema operacional não é suficiente; você precisa criar backups regulares de seus arquivos. Aumente suas chances de recuperar um arquivo fazendo um segundo backup dele. Se os dados forem importantes, considere armazenar um backup em um cofre à prova de fogo.
Cuidado com anexos de e-mail
Mesmo se você tiver certeza de que eles não contêm vírus, os anexos de e-mail podem causar a perda de dados. Por exemplo, se você receber um documento com o mesmo nome de um em sua unidade e seu software de e-mail estiver configurado para salvar anexos no mesmo local, você corre o risco de substituir o arquivo que já está lá. Isso geralmente acontece quando você está colaborando em um documento e os colegas enviam atualizações por e-mail.
Configure seu programa de e-mail para salvar anexos em um único local ou, tirando isso, pense duas vezes antes de salvar um anexo de e-mail em seu disco rígido.
Cuidado com o erro do usuário
Aproveite as proteções incluídas em seu processador de texto, como recursos de versão e alterações controladas. Uma maneira comum de os usuários perderem dados é quando estão editando um documento e acidentalmente excluem partes. Depois que o documento é salvo, as partes alteradas ou excluídas são perdidas, a menos que você ative os recursos que armazenam alterações para você.
Se você não quiser lidar com os recursos avançados, use a tecla F12 antes de começar a trabalhar para salvar o arquivo com um nome diferente. Não é tão organizado quanto alguns dos outros métodos, mas é um método útil.
Vá para a Nuvem
Armazenar arquivos e seus backups na nuvem está se tornando mais comum. O armazenamento em nuvem oferece muitas vantagens, como alocações de espaço generosas, facilidade de uso, acesso de onde você estiver e de qualquer dispositivo que estiver usando e confiabilidade.
Os serviços de armazenamento em nuvem fazem backup de seus servidores, portanto, há uma dupla camada de proteção para arquivos armazenados dessa maneira. Por esses motivos, o armazenamento em nuvem é cada vez mais a melhor opção para a maioria das pessoas.
Existem várias opções gratuitas convencionais:
- O Google Drive oferece 15 GB com cada conta do Google.
- Os usuários de Mac obtêm 5 GB com o iCloud, integrado a todos os dispositivos Apple.
- A Microsoft oferece 5 GB de espaço com o OneDrive, que vem com contas do Microsoft 365 e Xbox.
Se você precisar de mais espaço de armazenamento, os serviços acima oferecem opções pagas, assim como outras empresas de armazenamento em nuvem.
Mantenha cópias impressas de seus documentos
Isso não impedirá que você tenha que digitar e formatar seu documento novamente, mas manter uma cópia impressa de um documento importante pelo menos garantirá que você tenha o conteúdo do arquivo, e isso é melhor do que não ter nada.
