O que saber
- Antes de digitalizar seus arquivos, crie pastas e subpastas para organizar os arquivos.
- Certifique-se de que o scanner ou a impressora seja compatível com o software Optical Character Recognition (OCR) e que você tenha o software OCR instalado.
- O processo é diferente dependendo se você deseja digitalizar um documento no Mac ou digitalizar um documento no Windows.
Digitalizar documentos em papel pode ajudar na hora de organizar sua papelada importante. Arquivos digitais, incluindo PDFs, podem ser convertidos em arquivos pesquisáveis usando o software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) que normalmente vem com uma impressora. Isso significa que suas informações não ocupam espaço e são mais fáceis de encontrar. Além disso, você pode salvar seus arquivos digitais em CD ou DVD, em uma unidade flash, em uma instalação de armazenamento online. Veja como organizar seus documentos digitalizados.
Como usar um scanner para se organizar
Aqui estão alguns passos que você pode seguir para organizar seu negócio ou sua casa usando um scanner. Você precisará de um scanner de documentos para fazer isso funcionar. Não precisa ser caro ou sofisticado. Se você não tiver um, comece com essas análises de scanners de fotos e scanners de documentos para algumas melhores compras.
Se você não quiser um scanner separado, uma impressora multifuncional barata fará o trabalho.
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Verifique sua papelada e decida o que você pode digitalizar e o que você pode descartar com segurança.
Isso provavelmente levará algum tempo. Trabalhe em pequenos incrementos, se necessário.
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Antes de digitalizar seus arquivos, crie pastas e subpastas para armazenar os arquivos. Pense nas categorias que você precisa e configure uma pasta para cada uma. Coloque os recibos do cartão de crédito em uma pasta, a papelada do seguro do carro em outra. Contas de telefone, recibos de compras, contas de reparos domésticos e assim por diante podem ser colocados em pastas separadas. Dentro de cada pasta, crie subpastas para cada ano (ou mês). É mais fácil começar com um sistema organizado e adicionar novos documentos ao arquivo certo do que reorganizar o sistema cada vez que um novo recibo é digitalizado.
Para criar uma nova pasta no Windows, clique com o botão direito do mouse na área de trabalho e escolha New > Folder Repita esta etapa enquanto estiver dentro do novo pasta para criar uma subpasta. Para criar uma nova pasta no Mac, selecione File > New Folder ou pressione Shift+ Comando +N
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Certifique-se de que o scanner ou a impressora vem com o software Optical Character Recognition (OCR). Isso permite digitalizar documentos em formato PDF e editar os arquivos. Há uma boa chance de que um software de OCR decente esteja instalado em seu computador Windows.
Se o software OCR não estiver instalado em seu computador, ABBYY FineReader e Adobe Acrobat Pro DC são escolhas populares.
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É hora de digitalizar seus documentos. Exatamente como você faz isso depende do tipo de scanner e software que você usa.
Lifewire tem guias para digitalizar documentos no Windows e Mac.
- Quando terminar de digitalizar os documentos, fique atento à papelada física. Certifique-se de digitalizar documentos automaticamente sempre que receber novos recibos ou documentos. Caso contrário, os papéis começarão a se acumular novamente.
