Você tem uma planilha enorme do Excel que você não pode fazer cara ou coroa?
É hora de organizar sua lista de contatos em um banco de dados Microsoft Access. É muito mais fácil do que você imagina e você definitivamente ficará satisfeito com os resultados. Este tutorial o guiará por todo o processo passo a passo. Se você não tiver sua própria planilha e quiser acompanhar o tutorial, faça o download do arquivo Excel de amostra usado para gerar o tutorial.
Criar um novo banco de dados do Access 2013
A menos que você tenha um banco de dados existente que você usa para armazenar informações de contato, você provavelmente vai querer criar um novo banco de dados do zero. Para fazer isso, selecione o ícone Blank Desktop Database na tela Getting Started with Microsoft Office Access. Você será presenteado com a tela acima. Forneça um nome ao seu banco de dados, selecione o botão Create e você estará no negócio.
Iniciar o processo de importação do Excel
Selecione a guia External Data na parte superior da tela Access e clique duas vezes no botão Excel para iniciar o processo de importação do Excel.
Selecione a Origem e Destino
A seguir, você verá a tela mostrada acima. Selecione o botão Procurar e navegue até o arquivo que deseja importar. Depois de localizar o arquivo correto, selecione o botão Abrir.
Na metade inferior da tela, você verá as opções de destino de importação. Neste tutorial, estamos interessados em converter uma planilha Excel existente em um novo banco de dados Access, então escolheremos Import the source data into a new table in the current database Outras opções nesta tela permitem:
- Vincule seu banco de dados a uma planilha do Excel para que as alterações na planilha de origem sejam refletidas no banco de dados.
- Importar dados para uma tabela de banco de dados existente.
Depois de selecionar o arquivo e a opção corretos, selecione OK para continuar.
Selecione os títulos das colunas
Certifique-se de que a caixa Primeira linha contém cabeçalhos de coluna esteja selecionada se a primeira linha da planilha tiver nomes de coluna para os dados, como Sobrenome, Nome e Endereço. Isso instruirá o Access a tratar a primeira linha como nomes, em vez de dados reais a serem armazenados na lista de contatos.
Selecione Próximo para continuar.
Crie quaisquer índices desejados
Os índices de banco de dados são um mecanismo interno que pode ser usado para aumentar a velocidade com que o Access pode encontrar informações em seu banco de dados. Você pode aplicar um índice a uma ou mais colunas do banco de dados nesta etapa. Basta selecionar o menu suspenso Indexed e selecionar a opção apropriada.
Tenha em mente que os índices criam muita sobrecarga para seu banco de dados e aumentarão a quantidade de espaço em disco usado. Por esse motivo, você deseja manter as colunas indexadas no mínimo. Em nosso banco de dados, geralmente pesquisaremos o Sobrenome de nossos contatos, então vamos criar um índice neste campo. Podemos ter amigos com o mesmo sobrenome, então queremos permitir duplicatas aqui. Certifique-se de que a coluna Sobrenome esteja selecionada na parte inferior das janelas e, em seguida, selecione Yes (Duplicates OK) no menu suspenso Indexado.
Selecione Próximo para continuar.
Selecione uma chave primária
A chave primária é usada para identificar exclusivamente registros em um banco de dados. A maneira mais fácil de fazer isso é permitir que o Access gere uma chave primária para você. Selecione a opção Deixe o acesso adicionar chave primária e pressione Next para continuar. Se estiver interessado em escolher sua própria chave primária, leia nosso artigo sobre chaves de banco de dados.
Dê um nome à sua mesa
Você precisa fornecer ao Access um nome para referenciar sua tabela. Digite isso no campo apropriado e selecione o botão Finish.
Visualize seus dados
Você verá uma tela intermediária perguntando se deseja salvar as etapas usadas para importar seus dados. Se não, vá em frente e selecione Close.
Você retornará à tela principal do banco de dados, onde poderá visualizar seus dados simplesmente clicando duas vezes no nome da tabela no painel esquerdo.
Parabéns, você importou com sucesso seus dados do Excel para o Access!
