Se você passa a maior parte do dia lidando com e-mails, há várias maneiras de usar o Outlook com mais eficiência. Altere os padrões para corresponder à maneira como você trabalha. Faça uso de um atalho de teclado ou dois. Configure filtros para automatizar tarefas. E certifique-se de que o Outlook seja executado na velocidade máxima. Confira as dicas e segredos a seguir e você ganhará um pouco de tempo.
As instruções neste artigo se aplicam ao Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 e Outlook for Microsoft 365.
Arquivar mensagens com um clique
Faça mais rápido o que você faz com tanta frequência. Configure ações de um clique para gerenciar e-mails com facilidade.
Agilizar conversas
Não encha suas pastas de e-mail com mensagens citadas em outro lugar. Descubra como usar o Outlook para limpar emails automaticamente. O Outlook moverá ou excluirá esses e-mails redundantes para você.
Reenviar e-mails
Reenvie um email no Outlook para reutilizar seu conteúdo, assunto ou destinatários em vez de começar com uma mensagem em branco.
Mantenha os arquivos do Outlook pequenos e rápidos
Se você quiser que o Outlook seja rápido, mantenha o tamanho do arquivo PST principal pequeno. O arquivo PST é onde o Outlook armazena e-mails, contatos, calendários e muito mais. Uma maneira de manter o arquivo PST pequeno é mover as mensagens antigas para um arquivo separado, por exemplo.
Configurar uma resposta automática de ausência temporária ou férias
Faça o Outlook responder em seu nome quando você estiver ausente e não poderá responder ao seu e-mail. Isso economiza seu tempo não apenas quando você está se atualizando depois das férias, mas também em todos os dias de trabalho.
Mover e-mail rapidamente para qualquer pasta
Se você não configurou o arquivamento com um clique para uma pasta, o Outlook tem outra maneira de mover e-mails para pastas rapidamente. Você pode transferir mensagens usando o teclado, por exemplo, ou um botão prático na faixa de opções.
Criar e usar modelos de e-mail
Quando você redigir mensagens semelhantes para destinatários diferentes, salve um desses e-mails como modelo no Outlook para uso futuro. Você enviará o mesmo e-mail, ou um semelhante, repetidamente com velocidade invejável.
Alterar o tamanho e o tipo de fonte padrão do Outlook
Se você acha que a fonte que o Outlook usa ao redigir uma mensagem ou ler um email é muito larga, alta, pequena, pequena, grande ou azul, altere-a. Descubra como definir a fonte precisa, o estilo da fonte e a cor a serem usados por padrão para e-mails no Outlook.
Excluir e silenciar uma conversa
Quando você se encontra vasculhando e-mails e conversas totalmente irrelevantes, o Outlook pode ajudar. Descubra como usar o Outlook para excluir uma conversa inteira e fazer com que o Outlook remova automaticamente e-mails futuros na mesma conversa.
Filtrar e-mail de um remetente para uma pasta específica automaticamente
Comece com qualquer email para configurar um filtro do Outlook que mova automaticamente todas as mensagens futuras do mesmo remetente para uma pasta específica.
Encontrar mensagens relacionadas
No Outlook, é fácil encontrar todas as mensagens relacionadas. Basta pesquisar por um nome de contato ou por palavras na linha de assunto. O Outlook lista todas as mensagens que correspondem aos seus termos de pesquisa.
Definir a conta padrão para novos e-mails
Certifique-se de que as novas mensagens que você escreve comecem com o endereço de e-mail do remetente mais provável selecionado no Outlook.
Pesquisar dentro de uma mensagem
Quer encontrar algo em um e-mail longo? Descubra como usar o Outlook para pesquisar o texto dentro de uma mensagem de e-mail.
Agendar e-mails para serem entregues mais tarde
Você pode instruir o Outlook a enviar uma mensagem somente em ou após uma determinada data. Isso é útil para eventos que ocorrem regularmente, como um anúncio de reunião semanal.
Recuperar uma mensagem rapidamente
Você acabou de excluir um e-mail no Outlook que não estava pronto para ir para a pasta Itens Excluídos? Aqui está uma maneira simples de recuperar esse e-mail em um instante.
Configurar listas de distribuição
Crie suas próprias listas de e-mail no Outlook e envie mensagens para grupos de pessoas facilmente sem precisar digitar todos os endereços de e-mail.
Excluir anexos das mensagens
Manter a mensagem; perder seu tamanho grande. Descubra como usar o Outlook para remover arquivos anexados (depois de salvá-los em outro lugar) de mensagens de email. Você pode reduzir consideravelmente o tamanho da sua caixa de correio.
Encontre todos os e-mails de um remetente rapidamente
O Outlook localiza todas as mensagens de um determinado remetente e mostra-as rapidamente com esta dica.
Configurar uma pasta 'All Mail'
Veja todos os e-mails enviados, recebidos, arquivados e arquivados para uma conta em um só lugar no Outlook.
Faça com que o email de destaque do Outlook seja enviado apenas para você
Quando você é o único destinatário do e-mail, a mensagem geralmente é mais importante do que se você for uma entre uma dúzia de pessoas. Descubra como o Outlook pode destacar mensagens que têm apenas você na linha Para.
Editar mensagens de e-mail recebidas
Em vez de encaminhar e-mails para você mesmo ou fazer uma anotação em outro lugar no Outlook ou possivelmente fora dele, você pode editar qualquer e-mail recebido e adicionar seu próprio texto.
Automatically Cc: All Mail You Send
O Outlook pode enviar uma cópia de cada mensagem que você escrever para outro endereço de e-mail.
Expanda o Outlook com suplementos que economizam tempo
Suplementos como ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen e Auto-Mate podem melhorar seu fluxo de trabalho do Outlook colocando as informações certas ao seu alcance, filtrando de forma inteligente e automatizando tarefas repetitivas.
