O Excel não possui os recursos de gerenciamento de dados de programas de banco de dados relacionais, como SQL Server e Microsoft Access. O que ele pode fazer, no entanto, é servir como um banco de dados simples que atende aos requisitos de gerenciamento de dados.
No Excel, os dados são organizados usando as linhas e colunas em uma planilha. O recurso de tabela facilita a inserção, edição e manipulação de dados.
Estas instruções se aplicam às versões do Excel 2019, 2016, 2013, 2010 e Excel para Microsoft 365.
Termos do banco de dados: registros e campos
Um banco de dados é uma coleção de informações relacionadas armazenadas em um ou mais arquivos de computador. Muitas vezes, os dados são organizados em tabelas de forma que possam ser facilmente atualizados, classificados, corrigidos e filtrados.
Um banco de dados simples, como o Excel, armazena todas as informações sobre um assunto em uma única tabela. Bancos de dados relacionais, por outro lado, consistem em muitas tabelas, cada uma contendo informações sobre tópicos diferentes, mas relacionados.
Registros
Na terminologia de banco de dados, um record contém todas as informações ou dados sobre um objeto específico no banco de dados. No Excel, cada célula em uma planilha contém um item de informação ou valor.
Campos
Cada item de informação em um registro de banco de dados, como um número de telefone ou número de rua, é referido como um campo. No Excel, as células individuais de uma planilha servem como campos, pois cada célula pode conter uma única informação sobre um objeto.
Nomes de Campo
É vital organizar um banco de dados para que você possa classificar ou filtrar os dados para encontrar informações específicas. Adicionar títulos de coluna, conhecidos como nomes de campo, facilita a inserção de dados na mesma ordem para cada registro.
Banco de Dados de Amostras
Na imagem acima, cada aluno tem uma linha separada na tabela que contém todas as informações disponíveis sobre eles.
Cada célula em uma linha é um campo contendo uma informação. Os nomes dos campos na linha do cabeçalho ajudam a garantir que os dados permaneçam organizados, mantendo todos os dados de um tópico específico, como nome ou idade, na mesma coluna para todos os alunos.
Ferramentas de gerenciamento de dados do Excel
Além disso, a Microsoft possui várias ferramentas de dados para facilitar o trabalho com grandes quantidades de dados armazenados em tabelas do Excel e para ajudar a mantê-los em boas condições.
Usando um formulário para registros
Uma dessas ferramentas é o formulário de dados. Você pode usá-lo para localizar, editar, inserir ou excluir registros em tabelas contendo até 32 campos ou colunas.
O formulário padrão inclui uma lista de nomes de campos na ordem em que estão organizados na tabela, para garantir que os usuários insiram os registros corretamente. Ao lado de cada nome de campo há uma caixa de texto para inserir ou editar os campos de dados individuais.
Embora seja possível criar formulários personalizados, muitas vezes basta criar e usar o formulário padrão.
Remover registros de dados duplicados
Um problema comum com todos os bancos de dados são os erros de dados. Além de simples erros de ortografia ou campos de dados ausentes, registros de dados duplicados podem ser uma preocupação à medida que uma tabela de dados aumenta de tamanho.
Outra ferramenta de dados do Excel pode ser usada para remover esses registros duplicados - duplicatas exatas ou parciais.
Classificando dados no Excel
Ordenar significa reorganizar os dados de acordo com uma propriedade específica, como ordenar uma tabela alfabeticamente por sobrenomes ou cronologicamente do mais antigo para o mais novo.
As opções de classificação do Excel incluem classificação por um ou mais campos, classificação personalizada, como por data ou hora, e classificação por linhas, o que possibilita reordenar os campos em uma tabela.
