O que saber
- Primeiro, organize os dados em uma planilha do Excel.
- Em seguida, no Word, escolha Correspondências > Iniciar mala direta > escolha o tipo. Correspondências > Selecionar destinatários > Usar uma lista existente > Abra a planilha.
- Finalmente, mescle os campos no Word indo para Correspondências > Inserir campo de mesclagem. Escolha um campo e pressione Insert.
Este artigo explica como usar o recurso de mala direta no Microsoft Word e Excel para combinar texto de um documento do Word com um documento de fonte de dados, como uma planilha. As instruções neste artigo se aplicam ao Word para Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 e Word 2010.
Prepare os dados para mala direta
O recurso de mala direta do Word funciona perfeitamente com dados do Excel. Embora você possa criar uma fonte de dados no Word, as opções para usar esses dados são limitadas. Se você tiver dados de lista de e-mails em uma planilha, não é necessário digitar novamente as informações na fonte de dados do Word.
Você pode usar qualquer planilha do Excel em uma função de mala direta do Word sem nenhuma preparação especial. No entanto, para evitar erros no processo de mala direta, é uma boa ideia organizar os dados na planilha.
Certifique-se de que todas as alterações que você fará na planilha sejam concluídas antes de iniciar a mala direta. Depois que a mesclagem for iniciada, qualquer alteração pode causar erros na mala direta.
Organize os dados da planilha
Organize os dados da sua lista de discussão do Excel em linhas e colunas. Pense em cada linha como um único registro e cada coluna como um campo que você vai inserir em seu documento.
- Coloque todos os dados em uma única planilha: Os dados da lista de discussão que você pretende usar para a mala direta devem estar em uma planilha. Se estiver espalhado por várias planilhas, combine as planilhas ou faça várias malas diretas. Além disso, certifique-se de que as planilhas estejam claramente nomeadas, pois você deve selecionar a que pretende usar sem poder visualizá-la.
- Criar uma linha de cabeçalho: Crie uma linha de cabeçalho para a planilha que você pretende usar para a mala direta. Uma linha de cabeçalho é uma linha contendo rótulos que identificam os dados nas células abaixo dela. Para tornar mais fácil para o Excel diferenciar entre dados e rótulos, use texto em negrito, bordas de célula e sombreamento de célula que sejam exclusivos da linha de cabeçalho. Além disso, certifique-se de que os cabeçalhos escolhidos correspondam aos nomes dos campos de mesclagem, o que também tornará menos provável a ocorrência de erros.
- Formatar dados numéricos corretamente: Certifique-se de que itens como números de rua e códigos postais estejam formatados corretamente para a forma como devem aparecer quando a mala direta estiver concluída. A formatação incorreta de números pode causar erros na mesclagem.
Como especificar a lista de destinatários da mala direta
Veja como associar sua planilha do Excel preparada contendo sua lista de discussão com seu documento do Word:
-
No Word abra o documento que você usará como seu modelo de mala direta. Pode ser um novo documento ou um documento existente. Selecione Correspondências > Iniciar mala direta.
Image -
Escolha o tipo de mesclagem que deseja executar. Suas opções são
- Cartas
- Mensagens de e-mail
- Envelopes
- Cartas
- Diretório
Se preferir, você também pode usar o Assistente de mala direta para criar sua mala direta. Para este exemplo, seguiremos as etapas para criar uma mala direta manualmente.
-
Em seguida, vá para a guia Correspondências e selecione Selecionar destinatários > Usar uma lista existente.
Image - Navegue e selecione o arquivo Excel que você preparou para a mala direta e selecione Open.
-
Se o Word solicitar, escolha Planilha1$ > OK.
Se o seu Excel tiver cabeçalhos de coluna, marque a caixa de seleção Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna.
Criar ou editar o documento de mala direta
Com sua planilha do Excel conectada ao documento de mala direta que você está criando no Word, é hora de editar seu documento do Word.
Você não pode fazer alterações em sua fonte de dados no Excel neste momento. Para fazer alterações nos dados, feche o documento no Word antes de abrir a fonte de dados no Excel.
Inserir campos de mesclagem em seu documento
No Word, selecione Correspondências > Inserir campo de mesclagem para extrair informações da planilha para o documento. Escolha o campo que deseja adicionar (nome, sobrenome, cidade, estado ou outro) e selecione Insert.
Visualizar documentos de mala direta
O Word não transfere a formatação da fonte de dados ao inserir campos de mesclagem em um documento. Se você deseja aplicar formatação como itálico, negrito ou sublinhado, faça-o no Word.
Ao visualizar o documento com campos, selecione as setas duplas em ambos os lados do campo onde deseja aplicar a formatação. Ao visualizar os dados mesclados no documento, destaque o texto que deseja alterar.
Quaisquer alterações de formatação são realizadas em todos os documentos mesclados, não apenas no documento mesclado em que você o alterou.
Visualize os documentos mesclados
Para visualizar os documentos mesclados, vá para o Correspondências > Preview Results. Este botão funciona como um botão de alternância, portanto, se você quiser voltar a visualizar apenas os campos e não os dados que eles contêm, pressione-o novamente.
Navegue pelos documentos mesclados usando os botões da aba Mailings. São eles, da esquerda para a direita: First Record, Previous Record, Go To Record,Próximo registro e Último registro.
Antes de mesclar os documentos, visualize-os todos, ou quantos puder, para verificar se tudo foi mesclado corretamente. Preste atenção especial à pontuação e ao espaçamento entre os dados mesclados.
Finalize o documento de mala direta
Quando estiver pronto para mesclar os documentos, você terá duas opções:
- Imprimir Documentos: Mesclar os documentos na impressora. Se você escolher esta opção, os documentos serão enviados para a impressora sem nenhuma modificação. Para fazer isso, selecione Correspondências> Concluir e Mesclar > Imprimir Documentos.
- Editar Documentos Individuais: Se você precisar personalizar alguns ou todos os documentos (uma alternativa é adicionar um campo de anotação na fonte de dados para anotações personalizadas) ou fazer outros alterações antes de imprimir, edite cada documento individual. Para fazer isso, selecione Correspondências > Finish & Merge > Edit Individual Documents
Seja qual for o método escolhido, você verá uma caixa de diálogo na qual poderá dizer ao Word para mesclar todos os registros, o registro atual ou um intervalo de registros. Escolha os registros que deseja imprimir e selecione OK.
Se você deseja mesclar um intervalo, insira o número inicial e o número final dos registros que deseja incluir na mesclagem e selecione OK.
