Microsoft Teams apresenta uma variedade de ferramentas para aumentar a produtividade e melhorar a comunicação entre os funcionários com chat de texto, chamadas de voz e vídeo, funcionalidade de compartilhamento de arquivos, registros de turnos online e seus calendários compartilhados.
A funcionalidade de calendário compartilhado do Microsoft Teams permite que os membros do grupo criem reuniões diretamente no aplicativo Teams, especifiquem detalhes e adicionem outros membros para que eles não sejam apenas notificados do evento, mas também o adicionem ao Microsoft Teams sincronizado calendário também.
Este artigo se aplica aos aplicativos do Microsoft Teams em dispositivos Windows 10, iOS e Android, além da versão da Web.
Como funcionam os calendários do Microsoft Teams
Microsoft Teams é uma ferramenta de colaboração projetada para organizações ou grupos e, portanto, estruturada com foco em um grupo ou equipe. Você pode fazer login em um grupo do Microsoft Teams com seu email normal, mas, na maioria das vezes, você recebe um email da empresa que você usa para acessar o Teams e outros aplicativos e serviços relacionados ao Microsoft 365.
O aplicativo Microsoft Teams tem um calendário principal atribuído a todo o seu grupo ou organização. Os membros do grupo podem adicionar reuniões ou eventos a este calendário que aparecem automaticamente no calendário para outros membros. Indivíduos também podem ser adicionados a eventos ou reuniões da agenda se forem obrigados a participar.
Tecnicamente, o calendário interno (ou padrão) é chamado de calendário do grupo, enquanto os calendários externos compartilhados no Microsoft Teams são calendários compartilhados. Esses termos são frequentemente misturados, no entanto, e a distinção entre eles é turva.
É uma boa ideia referir-se aos calendários no Microsoft Teams por nomes exclusivos em vez de usar os termos compartilhados ou de grupo para evitar confusão.
Os calendários também podem ser compartilhados no Microsoft Teams a partir do Outlook ou de outros serviços de agendamento, como o Google Agenda.
Como criar um evento de calendário compartilhado do Microsoft Teams
Aqui está o processo para criar um evento, conhecido como reunião no Microsoft Teams, que pode ser compartilhado com outros membros do grupo e adicionado automaticamente ao calendário do grupo.
Este exemplo usa o aplicativo Microsoft Teams do Windows 10, mas essas instruções e os menus usados são idênticos em todas as outras versões.
- Abra o aplicativo Microsoft Teams.
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Selecione Calendário.
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Clique Nova reunião.
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Escolha o fuso horário apropriado no menu suspenso na parte superior da tela.
Image Você não precisa se preocupar com o fuso horário em que os membros da sua equipe estão, pois o horário da sua reunião será ajustado automaticamente para eles.
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Digite um nome para sua reunião no campo Adicionar título.
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No campo Adicionar participantes obrigatórios, digite os nomes das pessoas que você deseja que sejam notificadas sobre o evento. Assim que você começar a digitar, os nomes devem aparecer automaticamente para você selecionar.
Image Se você quiser compartilhar este evento de calendário com pessoas que não estão no seu grupo do Microsoft Teams, ou talvez nem usem o Microsoft Teams, você pode fazer isso digitando o endereço de e-mail completo em vez do nome.
Clique em Opcional para adicionar membros do grupo que você deseja saber sobre a reunião, mas não precisa participar.
Depois que a reunião for criada, todos os convidados receberão um convite para o endereço de e-mail associado.
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Em seguida, especifique o horário de início e término da sua reunião.
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Clique em Não se repete para abrir um menu e tornar a reunião um evento regular, caso precise ser recorrente. Por exemplo, você pode querer ter essa mesma reunião todos os dias da semana, semanalmente ou uma vez por mês.
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Clique em Adicionar canal se sua reunião for específica para uma determinada categoria na configuração do Microsoft Teams da sua empresa. Por exemplo, você pode colocá-lo em um canal de gerentes para que apenas os membros da equipe que usam esse canal saibam que uma reunião está acontecendo.
Image Você pode deixar muitos desses campos em branco se desejar.
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Próximo é o campo Adicionar local. Apesar do nome, isso não é realmente para especificar um local físico. Em vez disso, isso serve para selecionar um sistema de sala habilitado para Microsoft Teams ou dispositivo de telefone de conferência.
Se sua empresa não usa esses dispositivos, você não precisa se preocupar em preencher este campo.
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No campo grande na parte inferior da tela, digite os detalhes do campo da reunião, insira uma descrição da sua reunião, uma agenda da reunião ou uma mensagem para os participantes.
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Finalmente, clique em Enviar. Isso adicionará o evento ao seu calendário do Microsoft Teams e convidará aqueles que você adicionou. Assim que eles responderem, o evento também será adicionado automaticamente às suas agendas.
Image Se você não adicionou ninguém ao evento, você verá o botão Salvar. Isso simplesmente salvará o evento em seu calendário pessoal do Microsoft Teams.
O que o assistente de agendamento do Microsoft Teams faz?
A opção Assistente de Agendamento exibida ao criar uma reunião no Microsoft Teams em um computador é uma maneira alternativa de criar ou editar um evento. Ele usa uma interface de usuário mais visual que exibe as opções no lado esquerdo da tela e permite que você selecione um período de tempo com o mouse que faz automaticamente as alterações na programação.
O verdadeiro benefício do Assistente de Agendamento é como ele exibe todas as agendas dos membros do grupo. Isso facilita a visualização dos horários e dias em que todos estão disponíveis e elimina o incômodo de ter que perguntar aos membros do grupo qual horário é melhor para eles.
Os horários só aparecerão no Assistente de Agendamento se tiverem sido inseridos no Microsoft Teams pelo administrador ou outros usuários. Se sua organização não usa o Microsoft Teams para gerenciar agendas, esse recurso não será útil.
O Assistente de Agendamento do Microsoft Teams é uma ferramenta totalmente opcional, embora alguns possam preferir a opção padrão de criação de reuniões.
Como aceitar um convite de calendário do Microsoft Teams
Depois de ser adicionado a uma reunião em um calendário do Microsoft Teams, você deve receber quase imediatamente um convite por e-mail.
Ao receber este e-mail, clique no link Participar da reunião do Microsoft Teams para aceitar o convite. O aplicativo Microsoft Teams é aberto e adiciona você ao evento. Se você não tiver o Microsoft Teams instalado, será solicitado a instalá-lo.
Se você não recebeu um convite, verifique com o criador do evento se ele usou o endereço de e-mail correto. Você também pode verificar sua pasta de spam ou lixo eletrônico.
Alguns serviços de e-mail podem solicitar que você adicione esses eventos do Microsoft Teams ao seu próprio sistema de calendário. Você pode fazer isso se quiser, mas ainda precisará clicar no link de texto no e-mail para aceitar o convite.
Como usar a criação e compartilhamento de eventos do Outlook Teams
Microsoft Teams requer uma conta da Microsoft para usar. Normalmente, sua empresa ou organização fornecerá a você uma nova conta da Microsoft que pode ser usada para acessar o Microsoft Teams e uma variedade de outros serviços do Microsoft Office.
O e-mail associado a esta conta da Microsoft pode ser usado para fazer login no Outlook e, como essa conta também é usada para acessar o Teams, as reuniões do calendário podem ser criadas no Outlook e sincronizadas automaticamente com o Microsoft Teams.
Para que isso funcione, você precisa usar a mesma conta da Microsoft para Outlook e Microsoft Teams. Por exemplo, você não pode usar sua conta de e-mail pessoal do Outlook para criar um evento para um calendário de trabalho do Microsoft Teams.
Isso pode ser feito tanto com os aplicativos do Outlook quanto pela experiência na Web e todo o processo é quase idêntico ao modo como você faria uma reunião no Microsoft Teams, conforme mostrado acima.
Para acessar o calendário no Outlook, basta clicar no ícone Calendário na parte inferior do menu esquerdo. Quando o calendário estiver aberto, clique em um dia para iniciar o processo de criação do evento.
Se você deseja que um evento feito no Outlook seja registrado no Teams, você precisa ativar a opção ao lado de Reunião do Teams, que pode ser encontrada ao lado do Procure um quarto ou local texto. Caso contrário, a funcionalidade de calendário compartilhado do Microsoft Teams não será ativada e o evento será simplesmente um evento básico em sua agenda de calendário do Outlook.
Como compartilhar outro calendário no Microsoft Teams
Embora o Microsoft Teams tenha seu próprio recurso de calendário integrado, também é possível importar calendários adicionais do Outlook, Google ou qualquer outro serviço de agendamento que forneça um endereço da Web compartilhável para seus calendários.
Isso pode ser útil se sua equipe estiver usando outro aplicativo ou serviço para gerenciar eventos fora do ecossistema do Microsoft Office.
Este exemplo usa o Google Agenda, mas o processo é idêntico para outros serviços desse tipo.
- Abra o Google Agenda em um navegador da Web como de costume.
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Passe o cursor do mouse sobre um nome de calendário para que os três pontos apareçam à direita de seu nome. Clique nos três pontos para abrir o menu.
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Clique Configurações.
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Clique no endereço da web em URL pública para este calendário e pressione Ctrl + Vpara copiá-lo para sua área de transferência.
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Abra o Microsoft Teams e vá para um grupo ou bate-papo ao qual você deseja adicionar o calendário.
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Clique no símbolo + na parte superior da tela.
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Clique Website.
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Cole o endereço do seu calendário no campo URL.
Image Você também pode adicionar um nome personalizado para ele digitando no campo Tab name e escolha se deseja alertar o grupo sobre a adição do calendário marcando a caixa ao lado de Poste no canal sobre esta aba.
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Clique Salvar.
Image Seu calendário agora será compartilhado no Microsoft Teams e poderá ser visualizado por todos nesta nova guia personalizada.
Como editar uma reunião do Microsoft Teams
Para editar uma reunião do Microsoft Teams que você criou ou à qual tem acesso, basta clicar nela em seu calendário no aplicativo Microsoft Teams e fazer as alterações nos campos apropriados.
Você pode adicionar ou remover participantes, alterar o horário ou local e também editar o nome e a descrição do evento. Apenas certifique-se de clicar em Enviar atualização quando terminar de salvar as alterações.
Se as alterações não estiverem aparecendo para você ou para os membros de sua equipe, tente fechar o aplicativo completamente e reabri-lo.
Você também pode editar eventos do Teams no Outlook abrindo o evento no calendário e clicando em Edit.
