Criar um painel do Microsoft Excel envolve extrair informações de várias fontes para que você possa visualizar esses dados em um só lugar. O Excel oferece várias maneiras de fazer isso, o que o torna uma das ferramentas de relatório de painel mais poderosas que você pode usar.
As informações neste tutorial se aplicam ao Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 e Excel for Mac.
O que é um painel do Excel?
Um painel de dados é uma ferramenta que ajuda você a monitorar e analisar visualmente as métricas mais importantes para você. Você pode usar um painel para monitorar o desempenho do seu negócio, a eficiência de um processo de fabricação ou o desempenho da equipe em seu departamento de vendas.
Independentemente de como você usa um painel, o conceito é sempre o mesmo: planilhas em segundo plano extraem dados de arquivos, serviços ou conexões de API para bancos de dados e outras fontes. A planilha principal exibe os dados dessas várias planilhas em um só lugar, onde você pode revisar tudo rapidamente.
Os elementos típicos de um painel de dados no Excel incluem:
- Gráficos
- Gráficos
- Medidores
- Mapas
Você pode criar dois tipos de painéis. Para relatórios de painel, você pode criar um painel estático de dados em outras planilhas que você pode enviar para alguém em um relatório do Word ou PowerPoint. Um painel dinâmico é aquele que as pessoas podem visualizar dentro do Excel e é atualizado sempre que os dados nas outras planilhas são atualizados.
Trazendo dados para um painel do Excel
A primeira fase da criação de um painel do Excel é importar dados para planilhas de várias fontes.
Potenciais fontes para importar dados para o Excel incluem:
- Outros arquivos da pasta de trabalho do Excel
- Arquivos de texto, CSV, XML ou JSON
- Banco de dados SQL
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook e outras páginas da web
- Qualquer outro banco de dados que suporte ODBC ou OLEDB
- Fontes da Web (qualquer site que contenha tabelas de dados)
Com tantas fontes de dados em potencial, a possibilidade de quais dados você pode trazer para o Excel para criar painéis úteis é ilimitada.
Para trazer uma fonte de dados:
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Abre uma planilha Excel vazia. Selecione o menu Data e, no menu suspenso Get Data, selecione o tipo de dados desejado e escolha a fonte de dados.
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Procure o arquivo ou outra fonte de dados que deseja importar e selecione-o. Selecione Import.
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Dependendo do tipo de fonte de dados que você escolher, você verá diferentes caixas de diálogo para transformar os dados em formato de planilha Excel.
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A planilha será preenchida com todos os dados do arquivo externo ou banco de dados.
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Para atualizar os dados para que ele carregue regularmente todas as alterações feitas na fonte de dados externa, selecione o ícone Atualizar no lado direito de Consultas & Painel de conexões.
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Selecione os três pontos ao lado do link EDIT na parte inferior da janela de atualização e selecione Properties.
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Configure os dados para serem atualizados da fonte de dados em intervalos regulares definindo Atualizar a cada xx minutos para qualquer intervalo em que você gostaria de atualizar os dados.
Atualizar dados de fontes externas é útil, mas pode consumir tempo de CPU se você tornar a taxa de atualização muito frequente. Escolha uma taxa de atualização que mantenha os dados atualizados com a mesma frequência com que são alterados na origem, mas não com tanta frequência que você copie apenas os mesmos dados a cada vez.
Image - Repita o processo acima em novas planilhas separadas até importar todos os dados que deseja usar em seu novo painel.
- Finalmente, crie uma nova planilha, coloque-a como a primeira planilha na pasta de trabalho e renomeie-a Dashboard.
Como criar um painel do Excel
Agora que você tem todos os dados necessários em sua pasta de trabalho do Excel e todos esses dados são atualizados automaticamente, é hora de criar seu painel do Excel em tempo real.
O painel de exemplo abaixo usará dados meteorológicos de sites da Internet.
Às vezes, quando você importa dados de fontes externas, não pode mapear os dados importados. A correção para isso é criar uma nova planilha e em cada célula, digite =convert(e selecione os dados da planilha importada. Para os parâmetros de unidade, basta selecionar os mesmos parâmetros de antes e depois. Preencha toda a planilha com a mesma função para que todos os dados sejam copiados para a nova planilha e convertidos em números que você pode usar nos vários gráficos que criará para seu painel.
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Crie um Gráfico de Barras para exibir um único ponto de dados. Por exemplo, para exibir a umidade relativa atual (de 0 a 100 por cento), você criaria um gráfico de barras com 0 por cento como o ponto mais baixo e 100 por cento como o ponto mais alto. Primeiro, selecione o menu Insert e, em seguida, selecione o gráfico de barras 2D Clustered Column.
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No menu Chart Design, no grupo Data, escolha Select Data.
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Na janela Selecionar fonte de dados que aparece, clique no campo Chart data range e selecione a célula nos dados planilha que você gostaria de exibir com este gráfico de barras.
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Altere o título do gráfico para corresponder aos dados que você está exibindo. Atualize os limites do eixo para que sejam de 0 a 100 por cento. Em seguida, mova o gráfico para a área do traço onde deseja exibi-lo.
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Repita os mesmos passos acima para criar gráficos de barras para quaisquer outros pontos de dados únicos que você deseja traçar. Faça da faixa de eixo o mínimo e o máximo para essas medições. Por exemplo, uma boa faixa de pressão barométrica seria de 28 a 32.
Escolhendo o intervalo de dados correto é importante porque se você usar apenas o padrão, a escala pode ser muito grande para os dados, deixando principalmente gráficos de barras em branco. Em vez disso, mantenha a extremidade mínima e máxima da escala do eixo apenas ligeiramente abaixo e acima dos valores extremos possíveis de seus dados.
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Crie um Gráfico de Linhas para exibir uma tendência de dados. Por exemplo, para exibir um histórico de temperaturas locais para sua área local, você criaria um gráfico de linhas cobrindo o último número de dias de dados que você pode importar da tabela do site meteorológico. Primeiro, selecione o menu Inserir e selecione o gráfico 2D Area.
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No menu Chart Design, no grupo Data, selecione Select Data.
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Na janela Selecionar fonte de dados que aparece, clique no campo Chart data range e selecione as células nos dados planilha que você gostaria de exibir com este gráfico de linhas.
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Altere o título do gráfico para corresponder aos dados que você está exibindo e mova o gráfico para a área do traço onde você gostaria de exibi-lo.
Os gráficos são muito flexíveis ao serem colocados em um painel. Você pode alterar a localização, bem como o tamanho e a forma do widget de gráfico. Use essa flexibilidade para projetar painéis organizados que forneçam o máximo de informações ao usuário no menor espaço possível.
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Crie uma Textbox para exibir dados de string das planilhas que você importou. Por exemplo, para ver atualizações de avisos meteorológicos em seu painel, vincule o conteúdo da caixa de texto a uma célula na planilha de dados importada. Para fazer isso, selecione o menu Insert, selecione Text e, em seguida, selecione o Textbox
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Coloque o cursor do mouse no campo de fórmula, digite =e selecione a célula na tabela de dados importada que contém os dados de string que você deseja exibir.
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Selecione a caixa de texto e use a janela Format Shape à direita para formatar a área de exibição de texto em seu painel.
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Você também pode comparar dois pontos de dados em suas planilhas de dados importadas usando gráficos de pizza Por exemplo, você pode querer exibir a umidade relativa na forma de um gráfico de pizza. Primeiro, selecione os dados que deseja exibir e, no menu Insert, selecione o gráfico 2D Pie.
Os gráficos de pizza comparam dois ou mais valores. Se você estiver exibindo uma porcentagem como umidade relativa, pode ser necessário criar manualmente outra célula que subtraia esse valor de 100% para o segundo valor para compará-lo. Isso resultará em um gráfico de pizza que exibe o valor percentual como uma parte do total possível de 100%.
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Altere o título do gráfico para corresponder aos dados que você está exibindo e, em seguida, mova o gráfico para a área do traço onde deseja exibi-lo.
Image - Adicionando vários tipos de gráficos de dados, você pode criar um painel útil que exibe todos os tipos de dados em um painel conveniente.
Adicione apelo visual e contexto com cores
Outra maneira de adicionar clareza ao seu painel é fornecer aos gráficos de barras um preenchimento de gradiente que retrate uma cor de aviso como vermelho para regiões dos dados que podem não ser boas.
Por exemplo, se você deseja mostrar que uma umidade relativa acima de 75% é desconfortável, você pode alterar o preenchimento de gradiente do gráfico de barras únicas de acordo. Veja como.
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Clique com o botão direito do mouse na borda externa de um gráfico de barras e selecione Formatar área do gráfico.
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Selecione o ícone Fill no painel Format Chart Area e altere a seleção para Gradient fill.
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Selecione cada ícone de nível ao longo da linha de preenchimento gradiente e altere a cor e a escuridão para se adequar ao nível 'bom' ou 'ruim' desse nível. Neste exemplo, a alta umidade relativa desvanece para vermelho escuro.
Image - Repita este processo para cada gráfico onde adicionar contexto de cor ao gráfico faz sentido para esse ponto de dados.
Como os painéis do Excel são atualizados automaticamente
Depois de criar um painel, você não precisa fazer nada para atualizar os gráficos. Todos os dados nesses gráficos e widgets são atualizados da seguinte forma:
- Planilhas com atualização de dados importados na data que você definiu quando criou a importação de dados pela primeira vez.
- Quaisquer planilhas adicionais que você criou para corrigir ou reformatar os dados das planilhas importadas serão atualizadas com os novos dados nessas planilhas.
- Cada widget em seu painel é atualizado automaticamente para exibir os novos dados dentro dessas planilhas atualizadas para os intervalos que você selecionou quando criou esses gráficos.
Essas atualizações acontecem automaticamente enquanto o Excel estiver aberto.
Como usar os painéis do Excel
Criar painéis no Excel pode ser útil por diversos motivos. No entanto, é importante criá-los com base em uma necessidade específica, em vez de tentar criar um painel que faça tudo.
Por exemplo, se você é um gerente de vendas e está interessado em monitorar o desempenho de sua equipe de vendas, o painel do gerente de vendas deve se concentrar nos Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) relacionados ao desempenho de vendas.
Esse tipo de painel não deve incluir informações que não estejam relacionadas ao desempenho de vendas ou o painel pode ficar muito confuso. Um painel desordenado torna mais difícil ver os relacionamentos e padrões de dados que importam.
Outras considerações ao construir painéis:
- Use os gráficos certos para os dados certos.
- Não use muitas cores em todo o painel.
- Disponha o painel com dados semelhantes e tipos de gráficos em blocos comuns.
- Certifique-se de que cada gráfico exiba rótulos simples e não esteja muito confuso.
- Organize os widgets em hierarquia de importância, com as informações mais importantes no canto superior esquerdo do painel.
- Use a formatação condicional para certificar-se de que quando os números são ruins eles são vermelhos, e quando eles são bons eles são verdes.
Mais importante, use a criatividade para criar painéis informativos e interessantes de usar.
