Apesar da proliferação de métodos de comunicação online, o e-mail continua sendo o mais popular, com quase 300 bilhões de e-mails enviados todos os dias em 2019. Se você é novo no e-mail ou o usa há décadas, certifique-se de está seguindo as regras de etiqueta de e-mail.
Revise sua mensagem antes de enviar
Depois de inserir os endereços dos destinatários, crie uma linha de assunto apropriada, escreva sua mensagem e anexe alguns documentos de apoio, volte e verifique se fez tudo certo:
- Reveja a mensagem. Alguma coisa não está clara? Existem erros gramaticais ou de digitação? Você disse tudo o que queria dizer?
- Verifique suas fontes. Um link para uma fonte externa esclareceria seu significado? Um link ajudaria seu destinatário a encontrar um site rapidamente?
- Veja os nomes dos destinatários. Você esqueceu uma pessoa importante que precisa ver a mensagem? Você adicionou alguém que não deveria ver a mensagem?
- Olhe seu endereço. Se você tiver mais de um, certifique-se de enviar a mensagem do mais apropriado para o propósito da mensagem.
- Determinar a prioridade da mensagem. A mensagem precisa ser marcada como importante?
- Adicionar documentos de apoio. Você esqueceu os anexos?
Nem sempre responder a todos
Você deve saber quando e quando não responder a todos aos e-mails do grupo. Se todos no e-mail original (aquele que você está respondendo) precisarem saber o que você tem a dizer, use Responder a todos.
Por exemplo, a pessoa A envia um e-mail para você e a pessoa B para ter ideias sobre como comemorar o aniversário de 10 anos do seu chefe na empresa. Sua resposta é relevante tanto para a pessoa A quanto para a pessoa B, então use Responder a todos para responder a ambas.
Se alguém enviar um convite de festa por e-mail para você e outros 20 amigos, sua resposta não será relevante para os outros destinatários do e-mail, então use Responder para enviar uma resposta apenas ao remetente original.
Escreva linhas de assunto efetivas
A chave para escrever um bom assunto de e-mail é certificar-se de que ele capte brevemente a essência da sua mensagem. Aqui estão alguns exemplos:
- Reunião de vendas alterada para 3:00
- Convite para festa de Halloween
- Revisões de texto do site
- Os 20 melhores vídeos desta semana
- Detalhes da sua nova associação
- Confirmando seu agendamento
- Pedido de Voluntários para Eventos de Angariação de Fundos
Para tornar as linhas de assunto mais eficazes, inclua a ação que você deseja que os destinatários realizem, como:
- Convite para festa de Halloween - RSVP até 11 de maio
- Revisões do texto do site - Precisa de aprovação até terça-feira
Linha de fundo
Quando você encaminhar uma mensagem de e-mail de outra pessoa, explique ao novo destinatário por que você está fazendo isso e como você espera que ele se beneficie disso. Por exemplo, digamos que um cliente, Jay, lhe envie uma pergunta e você não saiba a resposta. Encaminhe a mensagem para sua colega, Sara, com uma nota dizendo: "Sara, Jay quer saber o processo para fazer login em nosso portal a partir de seu dispositivo móvel. Veja abaixo os detalhes. Você pode ajudar?"
Explique por que você CC
Se você enviar cc a alguém em uma mensagem de e-mail, explique ao destinatário principal que você está fazendo isso e por quê. Por exemplo, digamos que Jenna queira participar do seu clube do livro e você esteja enviando informações sobre isso. Você enviaria uma cópia para a líder do clube do livro, Ann, e escreveria para Jenna: "Estou enviando uma cópia para nossa líder, Ann, para que ela possa ver o que estou lhe enviando e preencher qualquer coisa que eu possa ter deixado de fora." Quando você usa esse processo, Ann também sabe por que está recebendo uma cópia da mensagem.
Linha de fundo
As mensagens de e-mail podem se perder no e-mail ou no filtro de spam. Como cortesia, especialmente com mensagens importantes (como aquelas com anexos ou relacionadas a prazos), escreva uma pequena nota para informar ao remetente que seu e-mail foi recebido. Por exemplo, se seu chefe lhe enviar um novo projeto para trabalhar, responda com: "Entendi, vou começar amanhã."
Use siglas com moderação
Nem todo mundo conhece todas as siglas, então use o mínimo possível e somente quando tiver certeza de que o destinatário sabe o que elas significam. Existem várias siglas que são comumente usadas na correspondência de e-mail comercial. Aqui estão alguns:
- ASAP: O mais rápido possível
- BTW: A propósito
- EOD: Fim do dia
- EOM: Fim da mensagem (normalmente usado na linha de assunto para indicar que não há corpo de e-mail a seguir)
- EOW: Fim de semana
- FYI: Para sua informação
- IMO: Na minha opinião
- OOO: Fora do escritório
- S/N: Sim ou Não
Linha de fundo
Como você não entende o contexto das expressões faciais e tom de voz no e-mail, não é um bom meio para expressar sarcasmo ou humor, especialmente com destinatários que você não conhece bem. Expresse sua mensagem de forma simples e direta, pelo menos até conhecer melhor o destinatário. Se você realmente não consegue se conter, inclua um emoticon sorrindo ou rindo para mostrar que você está brincando.
Escolha um final apropriado
Às vezes é difícil saber como terminar uma mensagem de e-mail. Aqui estão algumas sugestões, com base na situação:
- Obrigado ou Muito obrigado: Se você está pedindo um favor.
- Love ou Hugs: Se o destinatário for um amigo ou familiar.
- Cheers ou Best: Se o destinatário for um conhecido casual.
- Atenciosamente: Se sua mensagem for formal.
- Atenciosamente ou Atenciosamente: Se você deseja manter um tom formal de negócios.
