O que saber
- Usar miniaturas: Vá para Arquivo > Info > Propriedades > Propriedades Avançadas > Resumo e marque Salvar miniaturas para todos os documentos do Word.
- Atualizar Propriedades: Vá para Arquivo > Info > Propriedades > Propriedades Avançadas > Resumo. Insira comentários, palavras-chave e outras informações.
- Outras dicas: Crie pastas para salvar e classificar seus arquivos do Word e use um sistema de nomeação de arquivos consistente para encontrar rapidamente os arquivos desejados.
Este artigo oferece sugestões sobre como organizar seus arquivos do Microsoft Word. As instruções abrangem o Word 2019 a 2010 e o Word para Microsoft 365.
Salvar todos os arquivos do Word com miniaturas
Salvar arquivos do Word com uma imagem de visualização ou miniatura facilita a identificação do documento que você precisa sem abri-lo.
Para salvar todos os documentos do Word com uma imagem de visualização ou miniatura:
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No Microsoft Word, abra um documento em branco ou existente e vá para a guia Arquivo.
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Selecione Info.
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Selecione a seta suspensa Propriedades e escolha Propriedades Avançadas.
Image -
Na caixa de diálogo Propriedades, vá para a guia Resumo.
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Selecione a caixa de seleção Salvar miniaturas para todos os documentos do Word.
Image -
Selecione OK.
Image
Atualizar propriedades do documento do Word
Se você trabalha com vários documentos do Word com nomes e localizações semelhantes, use o recurso de propriedades do documento do Word.
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Abra o documento ao qual deseja adicionar propriedades descritivas e vá para a guia Arquivo.
Image -
Selecione Info.
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Selecione a seta suspensa Propriedades e escolha Propriedades Avançadas.
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Na caixa de diálogo Propriedades, vá para a guia Resumo.
Image -
Insira comentários, palavras-chave, categorias, um título e informações de assunto para ajudá-lo a distinguir seus arquivos.
Image - Selecione OK para aplicar as alterações e fechar a caixa de diálogo. Quando chega a hora de fazer uma pesquisa, o Word pode encontrar exatamente o que você precisa.
Crie pastas no seu computador e use-as
Configure uma pasta para seus documentos do Word e nomeie-a com algo que você não vai esquecer, como MyWordDocs Preencha-a com pastas nomeadas de uma forma que faça sentido para você, e use essas pastas para salvar e classificar seus arquivos do Word. Se você produzir notas de reuniões semanais, por exemplo, crie uma pasta para essas notas e inclua pastas adicionais dentro dela por meses ou anos.
Se você tem anos de documentos do Word em seu computador e não tem tempo para abrir cada um e decidir se quer mantê-lo ou não, crie uma pasta para cada ano e mova os documentos para essas pastas. Essa é uma boa maneira de armazenar arquivos mais antigos até que você tenha tempo de organizá-los de uma maneira que funcione para você.
Use um sistema de nomeação de arquivos consistente
Estabeleça um sistema de nomenclatura para localizar rapidamente os arquivos desejados. Há muitas maneiras de nomear seus arquivos. Escolha um sistema de nomenclatura e use-o de forma consistente.
Aqui estão algumas sugestões:
- Inclua o tipo de documento no nome do arquivo, por exemplo, contrato, aluguel ou boletim informativo. Dessa forma, você pode ver o nome do arquivo para encontrar um arquivo.
- Inicie o nome do arquivo com o nome do cliente (ou o sobrenome do destinatário se os documentos forem letras).
- Inclua a data no nome do arquivo.
Tome seu tempo
Se o disco rígido do seu computador estiver com pouco espaço de armazenamento, não aborde suas tarefas organizacionais de uma só vez. Divida o trabalho em partes gerenciáveis e gaste 15 minutos por dia trabalhando nele.
Ao organizar os arquivos do Word em seu computador, coloque cada arquivo em uma das pastas que você criou, crie uma nova pasta ou exclua os arquivos que não são mais necessários. Se você não tiver certeza do que fazer com um arquivo, coloque-o em uma pasta intitulada HoldUntilDate e escolha uma data no futuro que, se você não tiver aberto a pasta até então, você vai se sentir confortável em excluí-lo.
Quaisquer que sejam os tipos de pastas que você criar, coloque-as na pasta principal do Word, para que você saiba onde procurar.
