Quando você tem grandes quantidades de dados, pode ser esmagador se não estiver classificado corretamente em sua pasta de trabalho. Aprenda diferentes métodos para classificar dados no Excel para se tornar mais produtivo e facilitar o gerenciamento de suas planilhas.
As instruções neste artigo se aplicam ao Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel para Microsoft 365, Excel Online e Excel para Mac.
Selecione os dados a serem classificados
Antes que os dados possam ser classificados, o Excel precisa saber o intervalo exato que deve ser classificado. O Excel selecionará áreas de dados relacionados, desde que os dados atendam a estas condições:
- Não há linhas ou colunas em branco em uma área de dados relacionados.
- Linhas e colunas em branco estão entre áreas de dados relacionados.
Excel determina se a área de dados possui nomes de campo e exclui a linha dos registros a serem classificados. Permitir que o Excel selecione o intervalo a ser classificado pode ser arriscado, especialmente com grandes quantidades de dados difíceis de verificar.
Para garantir que os dados corretos sejam selecionados, destaque o intervalo antes de iniciar a classificação. Se o mesmo intervalo for classificado repetidamente, a melhor abordagem é dar a ele um Nome.
Chave de classificação e ordem de classificação no Excel
A classificação requer o uso de uma chave de classificação e uma ordem de classificação. A chave de classificação são os dados na coluna ou colunas que você deseja classificar e é identificada pelo título da coluna ou pelo nome do campo. Na imagem abaixo, as chaves de classificação possíveis são ID do aluno, Nome, Idade, Programa e Mês de início.
Ordenar dados rapidamente
Para fazer uma classificação rápida, selecione uma única célula na coluna que contém a chave de classificação. Em seguida, escolha como deseja que os dados sejam classificados. Veja como:
- Selecione uma célula na coluna que contém a chave de classificação.
- Selecione Home.
- Selecione Ordenar e Filtrar para abrir o menu suspenso de opções de classificação.
- Escolha como você deseja classificar os dados. Selecione a ordem crescente ou decrescente.
Ao usar Sort & Filter, as opções de ordem de classificação na lista suspensa mudam dependendo do tipo de dados no intervalo selecionado. Para dados de texto, as opções são Classificar de A a Z e Classificar de Z a A. Para dados numéricos, as opções são Classificar do menor para o maior e Classificar do maior para o menor.
Ordenar várias colunas de dados no Excel
Além de realizar uma classificação rápida com base em uma única coluna de dados, o recurso de classificação personalizada do Excel permite classificar em várias colunas definindo várias chaves de classificação. Em classificações de várias colunas, as chaves de classificação são identificadas selecionando os títulos das colunas na caixa de diálogo Classificar.
Assim como na ordenação rápida, as chaves de ordenação são definidas identificando os títulos das colunas ou os nomes dos campos, na tabela que contém a chave de ordenação.
Exemplo de classificação em várias colunas
No exemplo abaixo, os dados no intervalo A2 a E12 são classificados em duas colunas de dados. Os dados são classificados primeiro por nome e depois por idade.
Para classificar várias colunas de dados:
- Realce o intervalo de células a serem classificadas. Neste exemplo, as células A2 a E12 são selecionadas.
- Selecione Home.
- Selecione Ordenar e Filtrar para abrir a lista suspensa.
- Selecione Ordenação Personalizada para abrir a caixa de diálogo Ordenar.
- Coloque uma marca ao lado de Meus dados têm cabeçalhos.
- Sob o título da coluna, selecione a Ordenar por seta para baixo e escolha Nome na lista suspensa para primeiro classificar os dados pela coluna Nome.
- Sob o título Sort On, deixe a configuração como Cell Values. A classificação é baseada nos dados reais da tabela.
- Sob o título Ordem, selecione a seta para baixo e escolha Z to A para classificar os dados do Nome em ordem decrescente.
- Selecione Add Level para adicionar uma segunda opção de classificação.
- Sob o cabeçalho da coluna, selecione Depois com a seta para baixo e escolha Age para classificar os registros com nomes duplicados pela coluna Idade.
- No cabeçalho Ordem, escolha Maior para Menor na lista suspensa para classificar os dados de Idade em ordem decrescente.
- Selecione OK para fechar a caixa de diálogo e ordenar os dados.
Como resultado da definição de uma segunda chave de classificação, mostrada no exemplo abaixo, os dois registros com valores idênticos para o campo Nome são classificados em ordem decrescente usando o campo Idade. Isso resulta no registro para o aluno Wilson J., 21 anos, sendo anterior ao recorde de Wilson P., 19 anos.
Primeira Linha: Títulos ou Dados das Colunas
O intervalo de dados selecionado para classificação no exemplo acima inclui os títulos das colunas acima da primeira linha de dados. Essa linha contém dados diferentes dos dados nas linhas subsequentes. O Excel determinou que a primeira linha contém os títulos das colunas e ajustou as opções disponíveis na caixa de diálogo Classificar para incluí-los.
Excel usa formatação para determinar se uma linha contém cabeçalhos de coluna. No exemplo acima, os títulos das colunas são uma fonte diferente dos dados no restante das linhas.
Se a primeira linha não contiver títulos, o Excel usa a letra da coluna (como Coluna D ou Coluna E) como opções na opção Coluna da caixa de diálogo Classificar.
Excel usa essa diferença para determinar se a primeira linha é uma linha de título. Se o Excel cometer um erro, a caixa de diálogo Classificar contém uma caixa de seleção Meus dados têm cabeçalhos que substitui essa seleção automática.
Ordenar dados por data ou hora no Excel
Além de classificar dados de texto em ordem alfabética ou números do maior para o menor, as opções de classificação do Excel incluem a classificação de valores de data. As ordens de classificação disponíveis para datas incluem:
- Ordem crescente: do mais antigo para o mais novo.
- Ordem decrescente: do mais recente para o mais antigo.
Caixa de diálogo Ordenação Rápida vs. Ordenação
Datas e horas que são formatadas como dados numéricos, como Data do empréstimo no exemplo acima, use o método de classificação rápida para classificar em uma única coluna. Para classificações envolvendo várias colunas de datas ou horas, use a caixa de diálogo Classificar da mesma forma que classifica várias colunas de dados numéricos ou de texto.
Exemplo de classificação por data
Para realizar uma classificação rápida por data em ordem crescente, do mais antigo para o mais recente:
- Realce o intervalo de células a serem classificadas. Para seguir o exemplo acima, destaque as células G2 a K7.
- Selecione Home.
- Selecione Ordenar e Filtrar para abrir a lista suspensa.
- Selecione Ordenação Personalizada para abrir a caixa de diálogo Ordenar.
- Sob o título da coluna, selecione a Ordenar por seta para baixo e escolha Emprestado para primeiro classificar os dados pela data emprestada.
- Sob o título Classificar em, escolha Valores da célula. A classificação é baseada nos dados reais da tabela.
- No cabeçalho Ordem de classificação, escolha Oldest to Newest na lista suspensa.
- Selecione OK na caixa de diálogo para fechar a caixa de diálogo e classificar os dados.
Se os resultados da ordenação por data não resultarem como esperado, os dados na coluna que contém a chave de ordenação poderão conter datas ou horas armazenadas como dados de texto em vez de números (datas e horas são apenas dados numéricos formatados).
Dados mistos e classificações rápidas
Ao usar o método de classificação rápida, se os registros contendo texto e dados numéricos forem misturados, o Excel classificará os dados numéricos e de texto separadamente, colocando os registros com dados de texto na parte inferior da lista ordenada.
O Excel também pode incluir os títulos das colunas nos resultados da classificação, interpretando-os como apenas outra linha de dados de texto em vez de nomes de campo para a tabela de dados.
Aviso de Possível Ordenação
Se a caixa de diálogo Classificar for usada, mesmo para classificações em uma coluna, o Excel poderá exibir uma mensagem avisando que encontrou dados armazenados como texto e oferece a opção de:
- Classifique qualquer coisa que se pareça com um número como um número.
- Ordenar números e números armazenados como texto separadamente.
Se você escolher a primeira opção, o Excel tentará colocar os dados de texto no local correto dos resultados da classificação. Escolha a segunda opção e o Excel coloca os registros contendo dados de texto na parte inferior dos resultados da classificação, assim como faz com as classificações rápidas.
Ordenar Dados por Dias da Semana ou por Meses no Excel
Você também pode classificar os dados por dias da semana ou por meses do ano usando a mesma lista personalizada interna que o Excel usa para adicionar dias ou meses a uma planilha usando a alça de preenchimento. Essas listas permitem classificar por dias ou meses cronologicamente em vez de em ordem alfabética.
Assim como em outras opções de classificação, a classificação de valores por uma lista personalizada pode ser exibida em ordem crescente (domingo a sábado ou janeiro a dezembro) ou decrescente (sábado a domingo ou dezembro a janeiro).
Na imagem acima, foram seguidos os seguintes passos para ordenar a amostra de dados no intervalo A2 a E12 por meses do ano:
- Realce o intervalo de células a serem classificadas.
- Selecione Home.
- Selecione Ordenar e Filtrar para abrir a lista suspensa.
- Selecione Ordenação Personalizada para abrir a caixa de diálogo Ordenar.
- No cabeçalho da coluna, escolha Início do mês na lista suspensa para classificar os dados pelos meses do ano.
- Sob o título Classificar em, selecione Valores da célula. A classificação é baseada nos dados reais da tabela.
- Sob o título Ordem, selecione a seta para baixo ao lado da opção padrão de A a Z para abrir o menu suspenso.
- Escolha Lista Personalizada para abrir a caixa de diálogo Listas Personalizadas.
- Na janela à esquerda da caixa de diálogo, selecione Janeiro, Fevereiro, Março, Abril.
- Selecione OK para confirmar a seleção e retornar à caixa de diálogo Classificar.
- A lista escolhida (janeiro, fevereiro, março, abril) é exibida sob o título Pedido.
- Selecione OK para fechar a caixa de diálogo e ordenar os dados por meses do ano.
Por padrão, as listas personalizadas são exibidas apenas em ordem crescente na caixa de diálogo Listas personalizadas. Para classificar os dados em ordem decrescente usando uma lista personalizada depois de selecionar a lista desejada para que ela seja exibida sob o título Ordem na caixa de diálogo Classificar:
- Selecione a seta para baixo ao lado da lista exibida, como janeiro, fevereiro, março, abril para abrir o menu suspenso.
- No menu, selecione a opção de lista personalizada exibida em ordem decrescente, como dezembro, novembro, outubro, setembro.
- Clique em OK para classificar os dados em ordem decrescente usando a lista personalizada.
Ordenar por Linhas para Reordenar Colunas no Excel
Como mostrado nas opções de classificação anteriores, os dados normalmente são classificados usando títulos de coluna ou nomes de campo. O resultado é a reordenação de linhas inteiras ou registros de dados. Uma opção de classificação menos conhecida e, portanto, menos usada no Excel é classificar por linha, que tem o efeito de reorganizar a ordem das colunas da esquerda para a direita em uma planilha.
Uma razão para classificar por linha é combinar a ordem das colunas entre diferentes tabelas de dados. Com as colunas na mesma ordem da esquerda para a direita, é mais fácil comparar registros ou copiar e mover dados entre as tabelas.
Personalize a ordem das colunas
Muito raramente, no entanto, colocar as colunas na ordem correta é uma tarefa simples devido às limitações das opções de ordem de classificação ascendente e descendente para valores. Normalmente, é necessário usar uma ordem de classificação personalizada, e o Excel inclui opções para classificação por célula ou cor de fonte ou por ícones de formatação condicional.
A maneira mais fácil de informar ao Excel a ordem das colunas é adicionar uma linha acima ou abaixo da tabela de dados contendo números que indicam a ordem das colunas da esquerda para a direita. Ordenar por linhas torna-se então uma simples questão de ordenar as colunas do menor para o maior pela linha que contém os números.
Uma vez que a ordenação é feita, a linha de números adicionada pode ser facilmente excluída.
Exemplo de classificação por linhas
Na amostra de dados usada para esta série nas opções de classificação do Excel, a coluna ID do Aluno sempre foi a primeira à esquerda, seguida por Nome e, em seguida, Idade.
Neste caso, como mostrado na imagem acima, os números foram adicionados às colunas para preparar a planilha para reordenar as colunas de modo que a coluna Programa seja a primeira à esquerda, seguida por Início do mês, Nome, Idade, e ID do Aluno.
Veja como alterar a ordem das colunas:
- Insira uma linha em branco acima da linha que contém os nomes dos campos.
- Nesta nova linha, digite os seguintes números da esquerda para a direita começando na coluna A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Realce o intervalo a ser classificado. Neste exemplo, destaque A2 a E13.
- Selecione Home.
- Selecione Ordenar e Filtrar para abrir a lista suspensa.
- Selecione Ordenação Personalizada para abrir a caixa de diálogo Ordenar.
- Selecione Options para abrir a caixa de diálogo Sort Options.
- Na seção Orientação, selecione Classificar da esquerda para a direita para classificar a ordem das colunas da esquerda para a direita na planilha.
- Selecione OK para fechar a caixa de diálogo Opções de classificação.
- Com a mudança na Orientação, o título da Coluna na caixa de diálogo Classificar muda para Linha.
- Selecione a Ordenar pela seta para baixo e escolha Linha 2. Esta é a linha que contém os números personalizados.
- No cabeçalho Classificar em, escolha Valores da célula.
- No cabeçalho Ordem, escolha Do menor para o maior na lista suspensa para classificar os números na linha 2 em ordem crescente.
- Selecione OK para fechar a caixa de diálogo e ordenar as colunas da esquerda para a direita pelos números da linha 2.
- A ordem das colunas começa com Programa seguido por Mês de Início, Nome, Idade e ID do Aluno.
Use as opções de classificação personalizadas do Excel para reordenar as colunas
Embora as classificações personalizadas estejam disponíveis na caixa de diálogo Classificar no Excel, essas opções não são fáceis de usar quando se trata de reordenar colunas em uma planilha. As opções para criar uma ordem de classificação personalizada disponíveis na caixa de diálogo Sort são classificar os dados por cor da célula, cor da fonte e ícone.
A menos que cada coluna já tenha uma formatação exclusiva aplicada, como fontes ou cores de células diferentes, essa formatação precisa ser adicionada a células individuais na mesma linha para que cada coluna seja reordenada.
Por exemplo, para usar a cor da fonte para reordenar as colunas:
- Selecione o nome de cada campo e altere a cor da fonte para cada um. Por exemplo, altere Programa para vermelho, Início do mês para verde, Nome para azul, Idade para laranja e ID do aluno para roxo.
- Na caixa de diálogo Ordenar, selecione Ordenar por e escolha Linha 2.
- No cabeçalho Classificar em, escolha Cor da fonte.
- No cabeçalho Ordem, defina manualmente a ordem das cores dos nomes dos campos para corresponder à ordem das colunas desejada.
- Após a classificação, redefina a cor da fonte para cada nome de campo.
