Princípios importantes
- Os trabalhadores geralmente realizam várias tarefas em reuniões, e a chance disso aumenta à medida que a reunião se arrasta.
- Nem toda multitarefa é ruim, e "multitarefa positiva" pode melhorar a produtividade.
- As plataformas de trabalho remoto podem adicionar novos recursos que direcionam os trabalhadores para tarefas relevantes para uma reunião.
Se você trabalha remotamente, há uma boa chance de você ter feito várias tarefas durante uma reunião na semana passada - e você não está sozinho.
Um novo artigo lançado pela Microsoft coloca números no problema. Embora a multitarefa fosse rara em reuniões curtas e pequenas, ela atingiu níveis quase universais em reuniões que se arrastavam por mais de uma hora. No entanto, nem tudo são más notícias: o artigo, focado no uso do Microsoft Teams, sugere várias maneiras pelas quais os trabalhadores podem melhorar seu foco.
"O FocusAssist para Windows já foi lançado e pode ser uma grande ajuda aqui ", disse a Dra. Mary Czerwinski, pesquisadora parceira e gerente de pesquisa da Microsoft, por e-mail. "Agendar o tempo de foco por meio da Cortana é outra opção disponível no Outlook."
O que um trabalhador remoto deve fazer?
A multitarefa em uma reunião é muitas vezes vista como rude ou contraproducente, e o jornal descobriu que isso às vezes era verdade. No entanto, os pesquisadores argumentam um ponto mais complexo. Nem todas as multitarefas são negativas, e as ferramentas podem ser usadas para orientar os trabalhadores remotos em direção a resultados positivos.
Os participantes detalharam os benefícios da multitarefa positiva em um diário anônimo. "Fiquei menos frustrado com reuniões que não foram muito úteis para mim", disse um.
Outros disseram que apreciam a opção de prestar muita atenção quando necessário, e depois focar em outro lugar quando não for necessário. Os participantes disseram que a multitarefa os ajudou a encontrar informações, como arquivos relacionados ou trocas de e-mails, relevantes para uma reunião.
… uma maratona de 80 minutos indutora de gemidos tem mais de seis vezes mais chances de incentivar a multitarefa.
Dr. Czerwinski disse que os trabalhadores remotos que usam o Microsoft Teams ou o Windows podem recorrer ao Focus Assist e ao Focus Time para remover distrações não relevantes para uma reunião e reservar tempo para se concentrar em tarefas específicas. O jornal favorece qualquer ferramenta que deixe de lado as demandas externas sobre a atenção dos trabalhadores durante uma reunião.
Novos e melhores recursos em plataformas de trabalho remoto podem ir ainda mais longe para incentivar a multitarefa positiva. O documento propõe um “modo de foco” específico para reuniões para ajudar os funcionários a realizar várias tarefas de maneira relevante para uma reunião, como abrir e-mails ou arquivos na interface de uma reunião em vez de outra janela ou programa. Isso encorajaria a multitarefa positiva enquanto eliminava as distrações encontradas em outros programas.
Os pesquisadores também sugerem ferramentas de agenda aprimoradas que permitem que os trabalhadores saiam das reuniões mais cedo ou entrem no meio da reunião se apenas partes da reunião forem relevantes. Isso poderia combater o arqui-inimigo de cada período de atenção: reuniões longas e chatas.
Trabalhadores remotos batem em longas reuniões
A multitarefa não era especialmente comum quando todas as reuniões eram agregadas: cerca de 30% das reuniões envolviam multitarefa por e-mail e cerca de 24% via multitarefa de arquivo.
Mas isso mudou com a duração. Sem surpresa, reuniões com menos de 20 minutos mostraram poucos casos de multitarefa, mas aumentaram com uma velocidade chocante como uma droga de reunião.
Uma reunião de 20 a 40 minutos de duração tinha quase duas vezes mais chances de fazer os participantes correrem para outro trabalho, e uma maratona de 80 minutos indutora de gemidos tinha mais de seis vezes mais chances de ver os trabalhadores distraídos.
Tamanho da reunião - como o número de pessoas presentes - também foi crucial. As reuniões individuais encorajavam menos multitarefas, e uma terceira pessoa dificilmente mudava o resultado. Mas mergulhar em outras tarefas tornou-se provável à medida que mais rostos apareciam em uma videochamada. A multitarefa era duas vezes mais provável em uma reunião com 10 ou mais pessoas.
Um participante detalhou uma motivação relacionável. "Nas grandes reuniões, como as prefeituras, costumo parar e realmente ouvir quando algo de interesse está sendo dito", disse o participante. "No resto do tempo, pareço não me concentrar no trabalho."
Os dados incluíram outro resultado mais fraco, mas mais surpreendente: reuniões agendadas são más notícias. Uma reunião agendada tinha cerca de uma vez e meia mais probabilidade de incentivar a multitarefa do que uma reunião ad hoc. Das reuniões agendadas, as reuniões recorrentes foram os motivos mais férteis para distração.
"Como as reuniões remotas são agendadas e estruturadas estão significativamente associadas a quando e em que medida as pessoas dividem suas atenções", conclui o artigo. Portanto, antes de pressionar enviar em um convite de reunião de uma hora, reconsidere-a menos que você queira dar aos colegas de trabalho tempo para limpar a caixa de entrada.
