Quando você agenda uma reunião no Outlook com outra pessoa ou grupo de pessoas, ela recebe um e-mail de convite com os detalhes da reunião. A partir deste e-mail, eles podem aceitar ou recusar o convite para a reunião. O Outlook adiciona a reunião ao seu calendário do Outlook, acompanha as respostas dos participantes e envia um lembrete antes do início da reunião.
As instruções neste artigo se aplicam ao Outlook para Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook 2013.
Como enviar um convite de calendário no Outlook
Veja como agendar uma reunião no Outlook:
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Selecione o Home tab.
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Selecione Novos Itens > Reunião.
Alternativamente, pressione Ctrl+Shift+Q.
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No convite da reunião, insira uma descrição da reunião na caixa de texto Título.
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Na caixa de texto Required, digite os endereços de e-mail de cada participante que deve participar da reunião. No Outlook 2016 e 2013, insira os endereços de e-mail na caixa de texto To.
Para selecionar contatos do seu catálogo de endereços, selecione Obrigatório, Opcional, ou Para.
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Na caixa de texto Opcional, digite os endereços de e-mail das pessoas que você gostaria de participar da reunião, mas não exija que elas o façam.
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Escolha uma hora de início e uma hora de término para a reunião.
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Para bloquear um dia inteiro no seu calendário para a reunião, selecione Dia inteiro.
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Na caixa de texto Location, digite onde você está realizando a reunião.
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Na área Mensagem, insira outras informações que seus participantes precisarão saber antes da reunião e anexe os arquivos que deseja que eles analisem.
Para anexar um arquivo ao convite da reunião, selecione a guia Inserir e selecione Anexar Arquivo. Para adicionar um link a um documento em seu OneDrive, selecione a seta suspensa Link.
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Por padrão, quando você envia um convite de reunião no Outlook, o convite inclui uma solicitação de resposta e dá ao destinatário a opção de sugerir um novo horário para a reunião. Para alterar essas opções, selecione a guia Meeting e selecione Response Options
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Selecione Enviar.
Se sua agenda mudar ou se seus participantes precisarem fazer outros planos, cancele a reunião ou remarque-a.
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Como marcar uma reunião recorrente
Outlook também permite configurar reuniões recorrentes. Use esta opção para reuniões que você planeja repetir a cada semana, mês ou outro período. Com uma reunião recorrente, você só precisa inserir os detalhes uma vez e adicionará todos os eventos futuros ao seu calendário com base no intervalo definido.
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Selecione a aba Home e selecione New Items > Meeting.
Image - No convite da reunião, insira o Título, Participantes obrigatórios, Participantes opcionais, Local e uma mensagem descrevendo o objetivo da reunião.
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Selecione Tornar Recorrente.
No Outlook 2016 e 2013, selecione Reunião > Recorrência.
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A caixa de diálogo Recorrência de Compromisso será aberta. Insira a hora de início, hora de término e duração da reunião.
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Na seção Padrão de recorrência, escolha quando a reunião ocorrerá novamente. Por exemplo, uma reunião semanal regular que ocorre toda segunda-feira.
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Na seção Intervalo de recorrência, escolha por quanto tempo as reuniões recorrentes continuarão. Você pode dizer a uma reunião recorrente para cancelar em uma determinada data ou após um certo número de ocorrências. Escolha Sem data de término se não quiser que a reunião expire.
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Selecione OK.
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No convite da reunião, selecione Enviar.
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Como usar o assistente de agendamento para criar uma reunião
Se você usa o Microsoft 365 no trabalho e é um usuário do Exchange, use o Assistente de Agendamento para encontrar o melhor horário para agendar uma reunião com outras pessoas. Ao abrir o Assistente de agendamento, você verá as agendas das pessoas que convidou para a reunião.
Para usar o Assistente de Agendamento, crie um convite de Reunião, selecione a guia Reunião > Assistente de Agendamento.
Como visualizar a reunião no seu calendário do Outlook
Depois de criar ou aceitar uma reunião, ela aparecerá no calendário do Outlook com base nas informações de data e hora. Veja como encontrar os próximos eventos.
- Selecione o View Switcher, depois selecione Calendar.
- Para encontrar a reunião, percorra o calendário ou use a caixa de pesquisa e digite o título da reunião.
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Para ver os detalhes da reunião, clique duas vezes no item do calendário.
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Para ver as respostas, selecione a guia Rastreamento. A coluna Resposta mostra quais participantes aceitaram o convite da reunião e quais não responderam.
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Se você recebeu uma aceitação verbal de um participante, selecione Nenhum e, em seguida, selecione Aceito, Recusado, ou deu uma resposta Tentativa.
Image - Feche o convite da reunião quando terminar.
Como adicionar pessoas a um convite de reunião existente
Você pode marcar uma reunião e depois ter mais participantes para convidar mais tarde (por exemplo, se você contratar outro funcionário e quiser adicioná-lo às reuniões regulares da equipe). Veja como convidar novos participantes para uma reunião que você já configurou.
- Encontre a reunião em seu calendário.
- Clique duas vezes no item da reunião.
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Selecione a guia Assistente de Agendamento > Adicionar Participantes.
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Na caixa de diálogo Selecionar Participantes e Recursos, escolha o nome do participante.
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Selecione Obrigatório ou Opcional para indicar se o participante precisa estar na reunião ou se sua participação é opcional.
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Selecione OK.
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O participante agora aparece na lista Todos os Participantes no Assistente de Agendamento.
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Selecione Enviar atualização.
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