Inserir dados corretamente em uma planilha na primeira vez evita problemas posteriores e facilita o uso de muitas das ferramentas e recursos do Excel, como fórmulas e gráficos. Este tutorial aborda os prós e contras básicos de inserir dados em programas de planilhas como Excel, Google Sheets e Open Office Calc.
As instruções neste artigo se aplicam ao Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel para Mac, Excel para Microsoft 365 e Excel Online.
Visão geral da entrada de dados do Excel
As planilhas do Excel são poderosas ferramentas de análise que armazenam grandes quantidades de dados. Certifique-se de que seus dados sejam exibidos e analisados corretamente usando as práticas recomendadas do Excel para entrada de dados.
Estes são os principais prós e contras a serem lembrados ao usar o Excel:
- Faça planeje sua planilha.
- Não deixe linhas ou colunas em branco ao inserir dados relacionados.
- Do salve com frequência e salve em dois lugares.
- Não use números como cabeçalhos de coluna e não inclua unidades com os dados.
- Do use referências de células e intervalos nomeados em fórmulas.
- Não deixe células contendo fórmulas desbloqueadas.
- Do classifique seus dados.
Planeje sua planilha
Ao inserir dados no Excel, é uma boa ideia planejar antes de começar a digitar. Decida como a planilha será usada, os dados que ela conterá e o que será feito com esses dados. Essas decisões afetam significativamente o layout final da planilha.
Planejar antes de digitar economiza tempo depois se a planilha precisar ser reorganizada para torná-la mais eficiente.
Aqui estão alguns pontos a serem considerados ao planejar suas pastas de trabalho do Excel:
- Qual é o propósito da planilha?
- Quantos dados a planilha conterá?
- Os gráficos são necessários?
- A planilha será impressa?
Linha de fundo
A finalidade da planilha determina a localização dos dados, pois as informações mais críticas precisam estar visíveis e de fácil acesso. Se seus dados exigirem cálculos, os cálculos determinarão quais fórmulas e funções são necessárias e onde as fórmulas devem ser inseridas.
Quantos dados a planilha conterá?
A quantidade de dados que a planilha conterá inicialmente e quanto será adicionado a ela posteriormente determina o número de planilhas que você precisará para a pasta de trabalho.
Aqui estão algumas dicas:
- Não espalhe muito seus dados. Quando os dados estão contidos em várias planilhas, pode ser difícil encontrar informações específicas. Além disso, cálculos que abrangem várias planilhas ou pastas de trabalho afetam o desempenho do Excel.
- Para planilhas grandes, exiba totais de colunas significativos acima dos títulos das colunas, em vez de na parte inferior da planilha para encontrar informações resumidas rapidamente.
Os gráficos são necessários?
Se todos ou parte dos dados forem usados em um gráfico ou gráficos, isso pode afetar o layout das informações.
Siga estas práticas recomendadas ao usar gráficos:
- Dependendo do tipo de gráfico, os dados podem precisar ser agrupados de forma diferente. Por exemplo, crie uma área de resumo para gráficos de pizza.
- Para planilhas grandes, mova os gráficos para páginas separadas para que as planilhas não fiquem cheias de dados e imagens.
A Planilha Será Impressa?
Como você organiza os dados depende de como os dados serão impressos. Todos os dados serão impressos ou apenas alguns dos dados? Os dados serão impressos em formato retrato ou paisagem?
Ao imprimir planilhas, lembre-se destas dicas:
- Se a planilha for impressa usando o modo retrato em papel tamanho carta (8,5" x 11"), coloque a maioria dos dados em linhas sob algumas colunas. Dessa forma, os títulos ficam visíveis em uma folha.
- Se a planilha for impressa em várias planilhas, imprima os títulos das colunas no topo de cada página. Os títulos das colunas fornecem uma visão geral dos dados e os tornam mais acessíveis e fáceis de ler.
- Se várias colunas de dados forem impressas, use o layout paisagem para manter todos os títulos em uma página. Novamente, se forem necessárias várias folhas, imprima os títulos das colunas no topo de cada página.
- Se a planilha contiver gráficos, mova os gráficos para uma planilha separada antes de imprimir a pasta de trabalho.
Não deixe linhas ou colunas em branco ao inserir dados relacionados
Linhas ou colunas em branco em tabelas de dados ou intervalos de dados relacionados dificultam o uso adequado de vários recursos do Excel, como gráficos, tabelas dinâmicas e funções específicas.
Mesmo células em branco em uma linha ou coluna contendo dados podem causar problemas, conforme mostrado na imagem abaixo.
A ausência de espaços vazios ajuda o Excel a detectar e selecionar dados relacionados ao usar uma variedade de recursos, como classificação, filtragem ou AutoSoma.
Quando você quiser dividir os dados para facilitar a leitura, use bordas ou formate títulos e rótulos. Use dicas visuais como texto em negrito, linhas e cor da célula para separar e destacar os dados.
Siga estas dicas ao trabalhar com dados em linhas e colunas:
- Coloque um título descritivo no topo da primeira coluna da tabela com os dados abaixo.
- Se houver mais de uma série de dados, liste-as uma após a outra em colunas (da esquerda para a direita) com o título de cada série de dados no topo.
Linha de fundo
Embora manter os dados relacionados juntos seja essencial, também é útil separar intervalos de dados não relacionados. Deixe colunas ou linhas em branco entre diferentes intervalos de dados ou outros dados na planilha para que o Excel selecione os intervalos ou tabelas de dados relacionados corretos.
Salve com frequência
A importância de salvar seu trabalho com frequência não pode ser exagerada ou declarada com muita frequência. Se você usa uma planilha baseada na Web, como o Planilhas Google ou o Excel Online, salvar não é um problema. Esses programas não têm a opção de salvar. Em vez disso, as planilhas são salvas automaticamente em sua conta na nuvem com o recurso Autosave.
Para programas de planilhas de desktop, salve seu trabalho após duas ou três alterações. Por exemplo, salve depois de adicionar dados, formatar cabeçalhos de coluna ou inserir uma fórmula. No mínimo, salve seu trabalho a cada dois ou três minutos.
Mesmo que a estabilidade dos computadores e do software de computador tenha melhorado drasticamente ao longo do tempo, o software ainda trava, ocorrem falhas de energia e outras pessoas às vezes tropeçam no seu cabo de alimentação e o puxam da tomada. E quando acontecem acidentes, a perda de dados aumenta sua carga de trabalho à medida que você reconstrói o que já fez.
Excel tem um recurso de AutoSave, que geralmente funciona muito bem, mas você não deve confiar totalmente nele. Adquira o hábito de proteger seus dados com salvamentos frequentes.
Atalho para salvar
Você não precisa mover o mouse para a faixa de opções e clicar nos ícones para salvar seu trabalho. Em vez disso, adquira o hábito de salvar usando a combinação de atalhos de teclado. Quando você quiser salvar sua planilha, pressione Ctrl+ S.
Salve em dois lugares
Também é importante salvar seus dados em dois locais diferentes. O segundo local é um backup. O melhor backup é aquele que está em um local físico diferente do original.
Ao salvar uma cópia de backup de suas pastas de trabalho, considere salvar arquivos em sua conta na nuvem. Quando as pastas de trabalho são armazenadas em seu computador e na nuvem, você não apenas terá uma cópia de backup na nuvem, mas a nuvem foi projetada com backups redundantes, o que significa que seus dados são armazenados em vários servidores.
Backups baseados em nuvem
Novamente, fazer um backup não precisa ser uma tarefa demorada.
Se a segurança não for um problema, como se a planilha for uma lista de seus DVDs, provavelmente é suficiente enviar uma cópia para você mesmo por e-mail. Se a segurança for um problema, o armazenamento em nuvem é uma opção.
No caso de planilhas online, os proprietários do programa fazem backup de seus servidores, e isso inclui todos os dados do usuário. Mas, por segurança, baixe uma cópia do arquivo para o seu computador.
Não use números como títulos de coluna e não inclua unidades com os dados
Use títulos no topo das colunas e no início das linhas para identificar seus dados, os títulos simplificam as operações, como a classificação. Mas não use números como 2012, 2013 e assim por diante, como títulos.
Como mostrado na imagem acima, os títulos das colunas e linhas que são números podem ser incluídos inadvertidamente nos cálculos. Se suas fórmulas contiverem funções que selecionam automaticamente o intervalo de dados para o argumento da função, como AutoSoma, os números nos títulos das colunas causarão um problema.
Normalmente, essas funções, que também incluem AutoMax e AutoAverage, primeiro procuram colunas de números e depois procuram uma linha de números à esquerda. Quaisquer títulos que sejam números serão incluídos no intervalo selecionado.
Números que são usados como cabeçalhos de linha podem ser confundidos com outra série de dados se selecionados como parte de um intervalo para um gráfico em vez de rótulos de eixos.
Formatar números nas células de título como texto ou criar rótulos de texto precedendo cada número com um apóstrofo (') como '2012 e '2013. O apóstrofo não é exibido na célula, mas altera o número para dados de texto.
Manter Unidades nos Títulos
Não insira moeda, temperatura, distância ou outras unidades em cada célula com os dados numéricos. Se você fizer isso, é possível que o Excel ou o Planilhas Google visualizem todos os seus dados como texto.
Em vez disso, coloque unidades nos títulos na parte superior da coluna para garantir que esses títulos estejam em formato de texto e não criem problemas.
Texto à Esquerda, Números à Direita
Uma maneira rápida de saber se você tem dados de texto ou número é verificar o alinhamento dos dados em uma célula. Por padrão, os dados de texto são alinhados à esquerda no Excel e no Planilhas Google, e os dados numéricos são alinhados à direita em uma célula.
Embora este alinhamento padrão possa ser alterado, a formatação deve ser aplicada após todos os dados e fórmulas serem inseridos. O alinhamento padrão fornece uma pista se os dados estão formatados corretamente na planilha.
Símbolos de porcentagem e moeda
A melhor prática para inserir dados em uma planilha é inserir o número simples e formatar a célula para exibir o número corretamente, por exemplo, como porcentagem ou moeda.
Excel e Google Sheets reconhecem símbolos de porcentagem que são digitados em uma célula junto com o número. Esses aplicativos também aceitam símbolos de moeda comuns, como o cifrão ($) ou o símbolo da libra esterlina (£) se você os digitar em uma célula junto com os dados numéricos, mas outros símbolos de moeda, como o Rand sul-africano (R), é interpretado como texto.
Para evitar possíveis problemas, insira o valor e formate a célula para moeda em vez de digitar o símbolo da moeda.
Use Referências de Células e Intervalos Nomeados nas Fórmulas
Tanto as referências de células quanto os intervalos nomeados podem e devem ser usados em fórmulas para manter as fórmulas e a planilha inteira livres de erros e atualizadas.
Referências de célula são uma combinação da letra da coluna e do número da linha de uma célula, como A1, B23 e W987. As referências de célula identificam a localização dos dados em uma planilha.
Um intervalo nomeado ou nome definido é semelhante a uma referência de célula, pois é usado para identificar uma célula ou intervalo de células em uma planilha.
Dados de referência em fórmulas
As fórmulas são usadas no Excel para realizar cálculos como adição ou subtração.
Se os números reais estiverem em fórmulas como:
=5 + 3
Toda vez que os dados mudam, você tem que editar a fórmula. Então, se os novos números são 7 e 6, a fórmula se torna:
=7 + 6
Como alternativa, se você inserir os dados nas células da planilha, use referências de células ou nomes de intervalo na fórmula em vez dos números.
Se você inserir o número 5 na célula A1 e 3 na célula A2, a fórmula se torna:
=A1 + A2
Para atualizar os dados, você altera o conteúdo das células A1 e A2, mas mantém a fórmula como está. O Excel atualiza automaticamente os resultados da fórmula.
Este método é útil quando a planilha contém fórmulas complicadas e quando várias fórmulas fazem referência aos mesmos dados. Em seguida, você só alterará os dados em um local, o que, por sua vez, atualizará as fórmulas que os referenciam.
Referências de células e intervalos nomeados também tornam as planilhas mais seguras, protegendo as fórmulas de alterações acidentais, deixando as células de dados que mudam acessíveis.
Linha de fundo
Outro recurso do Excel e do Planilhas Google é que as referências de células ou nomes de intervalo podem ser inseridos em fórmulas usando apontamento, o que envolve clicar em uma célula para inserir a referência na fórmula. Apontar reduz a possibilidade de erros causados pela digitação da referência de célula errada ou pela digitação incorreta de um nome de intervalo.
Use Intervalos Nomeados para Selecionar Dados
Dar um nome a uma área de dados relacionados facilita a seleção dos dados que serão classificados ou filtrados.
Se o tamanho de uma área de dados mudar, edite o intervalo nomeado com o Gerenciador de Nomes.
Não deixe células com fórmulas desbloqueadas
Depois de gastar tanto tempo corrigindo suas fórmulas e usando as referências de células apropriadas, muitas pessoas cometem o erro de deixar essas fórmulas vulneráveis a alterações acidentais ou não intencionais.
Bloqueie as células que contêm suas fórmulas se você usar referências de células ou intervalos nomeados. Se necessário, proteja as células com senha para mantê-las seguras.
Ao mesmo tempo, deixe as células que contêm os dados desbloqueadas para que os usuários possam inserir alterações e manter a planilha atualizada.
Proteger uma planilha ou pasta de trabalho é um processo de duas etapas:
- Certifique-se de que as células corretas estão bloqueadas.
- Proteja a planilha adicionando uma senha.
Classifique seus dados
Ordene seus dados após terminar de digitá-los. Trabalhar com pequenas quantidades de dados não classificados no Excel ou no Planilhas Google geralmente não é um problema, mas à medida que a planilha aumenta, fica difícil trabalhar com ela de forma eficiente.
Os dados ordenados são mais fáceis de entender e analisar. Algumas funções e ferramentas, como PROCV e SUBTOTAL, exigem dados classificados para retornar resultados precisos.
Além disso, classifique seus dados de maneiras diferentes para identificar tendências que não são óbvias no início.
Selecione os dados a serem classificados
O Excel precisa saber o intervalo exato que você precisa classificar e identifica áreas de dados relacionados se houver:
- Nenhuma linha ou coluna em branco dentro de uma área de dados relacionados.
- Linhas e colunas em branco entre áreas de dados relacionados.
Excel também determina se a área de dados tem nomes de campo e exclui essa linha da classificação.
No entanto, permitir que o Excel selecione o intervalo para classificação pode ser arriscado, especialmente com grandes quantidades de dados difíceis de verificar.
Usar nomes para selecionar dados
Para garantir que os dados corretos sejam selecionados, destaque o intervalo antes de iniciar a classificação. Se você planeja classificar o mesmo intervalo de dados repetidamente, a melhor abordagem é dar um nome a ele.
Ao classificar um intervalo de dados nomeado, digite o nome na caixa Nome ou selecione-o na lista suspensa associada. O Excel destaca automaticamente o intervalo correto de dados na planilha.
Classificando Linhas e Colunas Ocultas
O Excel não inclui linhas e colunas de dados ocultas ao classificar, portanto, essas linhas e colunas devem ser reexibidas antes que a classificação ocorra. Por exemplo, se a linha 7 estiver oculta em um intervalo de dados que será classificado, ela permanecerá como linha 7 e não será movida para seu local correto nos dados classificados.
O mesmo vale para colunas de dados. Classificar por linhas envolve reordenar colunas de dados, mas se a Coluna B estiver oculta antes da classificação, ela permanecerá como Coluna B após a classificação.
Armazenar números como números
Verifique se todos os números estão formatados como números. Se os resultados não forem os esperados, a coluna poderá conter números armazenados como texto e não como números. Por exemplo, números negativos importados de alguns sistemas de contabilidade ou um número inserido com um apóstrofo inicial (') são armazenados como texto.
Quando os dados são classificados rapidamente com o botão A-Z ou Z-A, as coisas podem dar errado. Se houver uma linha em branco ou colunas em branco nos dados, alguns dos dados serão classificados e outros não. A maneira mais fácil de garantir que você selecionou o intervalo correto de dados antes de classificar é dar um nome a ele.
Se uma única célula for selecionada, o Excel estende a seleção para um intervalo (como pressionar Ctrl+ Shift+ 8 ) delimitado por uma ou mais colunas e linhas em branco. Em seguida, ele examina a primeira linha no intervalo selecionado para determinar se contém informações de cabeçalho ou não.
Os cabeçalhos de coluna devem atender a diretrizes rígidas antes que o Excel o reconheça como um cabeçalho. Por exemplo, se houver células em branco na linha de cabeçalho, o Excel pode pensar que não é um cabeçalho. Da mesma forma, se a linha de cabeçalho for formatada da mesma forma que as outras linhas no intervalo de dados, o Excel poderá não reconhecer o cabeçalho. Além disso, se uma tabela de dados consistir em texto e a linha de cabeçalho contiver nada além de texto, o Excel não reconhecerá a linha de cabeçalho; a linha de cabeçalho se parece com outra linha de dados para o Excel.
Excel classifica somente depois que o intervalo é selecionado e o Excel determina se há uma linha de cabeçalho. Os resultados da classificação dependem se o Excel acertou a seleção do intervalo e a determinação da linha do cabeçalho. Por exemplo, se o Excel não achar que há uma linha de cabeçalho, o cabeçalho será classificado no corpo dos dados.
Para garantir que seu intervalo de dados seja reconhecido corretamente, use o Ctrl+ Shift+ 8atalho para ver o que o Excel seleciona. Se não corresponder às suas expectativas, modifique o caractere dos dados em sua tabela ou selecione o intervalo de dados antes de usar a caixa de diálogo Sort.
Para garantir que os títulos sejam reconhecidos corretamente, use o Ctrl+ Shift+ 8 atalho para selecionar o intervalo de dados e, em seguida, observe a primeira linha. Se o cabeçalho tiver células em branco entre as selecionadas na primeira linha, a primeira linha for formatada como a segunda linha ou você tiver selecionado mais de uma linha de cabeçalho, o Excel assumirá que não há linha de cabeçalho. Para corrigir isso, faça alterações na linha do cabeçalho para garantir que o Excel os reconheça.
Se sua tabela de dados usa cabeçalhos de várias linhas, o Excel pode ter dificuldade em reconhecê-los. O problema é agravado quando você espera que o Excel inclua linhas em branco nesse cabeçalho; ele simplesmente não pode fazê-lo automaticamente. Você pode, no entanto, selecionar as linhas a serem classificadas antes de fazer a classificação. Em outras palavras, seja específico no que você deseja que o Excel classifique; não deixe o Excel fazer as suposições por você.
Armazenar datas e horas como texto
Se os resultados da classificação por data não saírem conforme o esperado, os dados na coluna que contém a chave de classificação podem conter datas ou horas armazenadas como dados de texto em vez de números (datas e horas são dados numéricos formatados).
Na imagem acima, o recorde de A. Peterson ficou no final da lista, quando, com base na data de empréstimo de 5 de novembro de 2014, deveria estar acima do de A. Wilson, que também tem uma data de empréstimo de 5 de novembro. O motivo dos resultados inesperados é que a data de empréstimo de A. Peterson foi armazenada como texto, e não como um número.
Dados mistos e classificações rápidas
Ao usar o método de classificação rápida com registros contendo dados de texto e número, o Excel classifica os dados de número e texto separadamente, colocando os registros com dados de texto na parte inferior da lista ordenada.
O Excel também pode incluir os títulos das colunas nos resultados da classificação, interpretando-os como apenas outra linha de dados de texto em vez de nomes de campo para a tabela de dados.
Avisos de classificação
Ao usar a caixa de diálogo Classificar, mesmo para classificações em uma coluna, o Excel pode exibir um aviso de que encontrou dados armazenados como texto e fornece estas opções:
- Classifique qualquer coisa que se pareça com um número como um número.
- Ordenar números e números armazenados como texto separadamente.
A primeira opção coloca os dados de texto no local correto dos resultados da classificação. A segunda opção coloca os registros contendo dados de texto na parte inferior dos resultados de classificação, assim como faz com classificações rápidas.
