Produtividade significa fazer mais com ferramentas básicas que geralmente são específicas para tarefas. Se você está escrevendo um relatório, você precisa de um processador de texto, e se você está projetando um carro, você precisa de um software de design assistido por computador. O que a maioria dos trabalhos tem em comum é a necessidade de planejar tarefas, agendar e fazer anotações. Aqui está uma olhada em alguns dos melhores aplicativos de produtividade do Windows para organizar seus projetos e fazer as coisas.
O padrão da indústria para os melhores aplicativos de organização: Microsoft Outlook
Do que gostamos
- Poderoso sistema integra calendário, tarefas, notas e e-mail.
- As categorias podem ser usadas para contextos GTD, projetos e muito mais.
- Filtros complexos.
- Sincroniza com dispositivos móveis.
- As notas são úteis para capturar ideias.
Do que não gostamos
- Pode ficar muito complexo.
- A configuração do GTD é um pouco hack.
Microsoft Outlook é um sistema de calendário e e-mail popular no mundo dos negócios. Ele segue a combinação de produtividade de calendário, tarefas, notas e contatos. Há muitos anos é possível sincronizar esse tipo de dados em dispositivos móveis, começando com o Psion Organizer em 1984 e continuando com o Blackberry.
Recursos como Categorias permitem que você marque e filtre itens da maneira que desejar, tornando-se uma ferramenta poderosa para fazer as coisas. Um sistema comum é prefixar contextos com o sinal @, por exemplo, @home ou @work. Isso significa que você pode filtrar rapidamente sua lista de tarefas para ver apenas as tarefas relevantes em um determinado momento.
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Software de produtividade alternativo gratuito: Google Calendar
Do que gostamos
- Simples e fácil de usar.
- Ótimo para calendários compartilhados.
Do que não gostamos
A f alta de categorias de tarefas dificulta o GTD.
A suíte do Google fornece um sistema de calendário e tarefas mais simples do que o do Outlook. O Google Agenda pode facilitar o uso, embora não seja possível usar categorias para um período de implementação adequado de GTD (Getting Things Done). O sistema baseado em nuvem é ótimo para calendários compartilhados.
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Sincronizar dados entre PC e aplicativos de produtividade do telefone: CompanionLink
Do que gostamos
- Sincroniza o Outlook para Android ou iOS.
-
Sincronização completa, incluindo categorias.
- Sincroniza campos personalizados.
Do que não gostamos
- Custa $ 49,95 para sincronizar seu telefone.
- Há custos adicionais para sincronização baseada em nuvem.
Para manter seus dados sincronizados entre o Outlook no PC e seu telefone, o CompanionLink é o melhor aplicativo. A maioria das outras soluções sincroniza apenas alguns de seus dados, portanto, recursos, como Categorias, podem não ser sincronizados. O CompanionLink sincroniza tudo no banco de dados padrão do Outlook e também permite configurar campos personalizados.
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Para gerenciamento de projetos sérios: Microsoft Project
Do que gostamos
- Gerenciamento de projetos padrão da indústria.
- Agende atividades críticas.
- Equilibrar alocação de recursos.
Do que não gostamos
-
Curva de aprendizado íngreme.
- Pode ser demorado.
Projetos complexos envolvem várias atividades acontecendo ao mesmo tempo, atividades que não podem começar até que outras sejam concluídas e vários recursos que devem ser alocados. Para esse tipo de gerenciamento de projetos, o Microsoft Project é o padrão do setor. No entanto, embora seja um software poderoso, pode ser demorado.
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Para manter post-its na nuvem: Google Keep
Do que gostamos
- Anotações visuais flexíveis.
- Crie listas de verificação reutilizáveis.
- Defina lembretes por hora ou local.
Do que não gostamos
Os locais devem ser um único local.
O Google Keep foi projetado para se parecer com notas Post-it, mas faz mais do que isso, pois também suporta esboços, fotos, texto e listas. Está disponível online, principalmente para uso em PC, e é sincronizado com Android e iOS.
Lembretes podem ser definidos por hora ou local, mas só pode ser um único local. Também é uma pena que esse recurso não esteja melhor integrado ao Google Maps - seria ótimo poder dizer "lembre-me em um posto de gasolina".
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Uma alternativa ao bloco de notas: Notas autoadesivas do Windows
Do que gostamos
- Anotações simples e sem distrações.
- Sincroniza com Android.
Do que não gostamos
Sem sincronização do iPhone.
Sticky Notes é fornecido no Windows 10, 8 e 7 e pode ser baixado da Microsoft. O aplicativo permite que você faça anotações que sejam reformatadas para caber em uma janela de qualquer tamanho, como um arquivo de texto no Bloco de Notas. É possível aplicar mais formatação, como marcadores, mas a maior diferença é que tudo é armazenado em um local e pode ser sincronizado com um dispositivo Android.
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Um ótimo aplicativo de produtividade de mapas mentais: SimpleMind
Do que gostamos
- Notas visuais.
- Hierarquia estruturada.
- Sincroniza em todas as plataformas.
Do que não gostamos
- A apresentação pode atrapalhar as ideias.
- O software é caro.
MindMapping é uma forma de brainstorming e anotações projetadas para se assemelhar à maneira como o cérebro funciona e é dito para melhorar a memória e a criatividade. O SimpleMind capitaliza isso permitindo que você crie MindMaps no Windows, Mac, Android e iOS. Mapas criados e finalizados podem ser sincronizados via Dropbox ou Google Drive para que você possa acessá-los de qualquer dispositivo.
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Software de produtividade que traz os quadros Kanban para a nuvem: Trello
Do que gostamos
- Sistema visual simples.
- Ótimo para equipes distribuídas que precisam visualizar sua carga de trabalho.
Do que não gostamos
- Não faz agendamento complexo e nivelamento de recursos como o Microsoft Project.
- Não permite lembretes de contexto como GTD no Outlook.
Kanban usa cartões visuais para manter a visão dos trabalhos que você precisa fazer. No entanto, o Trello substitui os cartões em um quadro físico por um quadro Kanban digital que fica na nuvem. Isso é ótimo para equipes distribuídas que precisam acompanhar o que estão fazendo enquanto também estão cientes do que outras equipes estão fazendo.
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Simplicidade com cálculo: Microsoft Excel
Do que gostamos
- Simples e flexível para planejamento.
- Calcule facilmente a carga de trabalho e o cronograma.
Do que não gostamos
Sem lembretes.
O Microsoft Excel tem muitos usos para organizar dados e realizar cálculos. É também uma excelente ferramenta para planejar projetos e programar tempo; você pode facilmente listar tarefas, juntamente com o tempo necessário para completá-las. O Excel pode então calcular o tempo total necessário, bem como os tempos de início e término de destino. É fácil recortar e colar tarefas e ajustar os tempos conforme você planeja seu projeto.
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Para Quando Você Quer Simplicidade: Bloco de Notas do Windows
Do que gostamos
- Notas simples sem distrações.
- Flexível.
- Incluído gratuitamente com o Windows.
- Texto reformatado para caber em qualquer tamanho de janela.
Do que não gostamos
- Não automatiza nada.
- Não sincroniza com dispositivos móveis.
Quando se trata de brainstorming e estruturação de um plano, o simples geralmente é melhor, e você não pode ficar mais simples do que o Bloco de Notas. Poucas ferramentas oferecem uma maneira de escrever seus pensamentos sem se distrair com a formatação ou os recursos do software.
Outro benefício do Bloco de Notas sobre outros aplicativos é que o texto é reformatado para caber em uma janela de qualquer tamanho, permitindo que você aproveite ao máximo o espaço disponível em sua área de trabalho. É fácil esquecer o Bloco de Notas, pois ele existe desde a primeira versão do Windows em 1985, mas às vezes você não consegue superar o original.
