Princípios importantes
- Envio agendado do Fastmail divide a criação e entrega de e-mail.
- Use-o como um lembrete ou para evitar estressar os colegas no fim de semana.
- E-mail é a melhor e a pior maneira de se comunicar no trabalho.
Você já escreveu um e-mail no domingo à noite e hesitou antes de pressionar enviar. O envio programado ajudará.
O provedor de e-mail veterano Fastmail acaba de adicionar o Envio agendado, um recurso já encontrado em alguns outros aplicativos e serviços de e-mail e que provavelmente deve ser padrão para todos os e-mails. É um recurso simples. Você pode redigir um e-mail sempre que for conveniente para você e agendar o envio em um horário mais adequado ao destinatário.
"Não gosto de me impor às pessoas, mas às vezes prefiro trabalhar até tarde ou nos fins de semana. Mesmo que as pessoas estejam descansando ou tirando uma folga, elas verão seu e-mail ", estilista de moda e fotógrafa freelance Núria Gregori. "Pode não ser esperado que você responda e-mails imediatamente, mas para freelancers, muitas vezes você sente que precisa."
Enviar mais tarde
A implementação de Envio agendado do Fastmail não o surpreenderá, o que é ótimo. Basta clicar na seta ao lado do botão enviar e escolher na lista suspensa de predefinições - mais tarde hoje, esta noite, amanhã e assim por diante. Se isso não funcionar para você, você pode escolher uma data e hora exatas.
Separar a criação de um email do tempo de envio traz várias oportunidades interessantes. Como vimos acima, você pode escrever um e-mail no domingo à noite e enviá-lo durante o horário comercial mais regular. Isso não é apenas melhor para o destinatário, mas pode esconder o fato de você trabalhar nos fins de semana, que é o tipo de coisa que pode gerar expectativas indesejadas no futuro.
Pode não ser esperado que você responda e-mails imediatamente, mas para freelancers, muitas vezes você sente que precisa.
Você também pode ativar e-mails que precisam ser enviados em um determinado horário, mas que podem ser quando você estiver dormindo. Ou você pode programar um e-mail para chegar à caixa de entrada de alguém quando ele chegar ao trabalho, colocando-o, espero, no topo da lista.
Outros truques incluem enviar lembretes cronometrados para si mesmo, guardar e-mails pessoais para seus amigos até a noite ou agendar um e-mail para seu chefe para sexta-feira à noite e ignorar todos os seus e-mails até segunda-feira, se quiser.
É sobre controle. Ao ter mais controle sobre sua comunicação, você pode reduzir a sobrecarga mental e o estresse.
Stressbuster
E-mail pode ser uma das maiores fontes de estresse no trabalho moderno. Você pode ter uma pilha interminável de mensagens não lidas que precisa processar. Pior ainda, um e-mail importante pode escapar da sua atenção, obscurecido por todos os Fwd: Fwd: Fwd lixo entupindo sua caixa de entrada.
E depois há as expectativas. Quando você recebe um e-mail, está na sua mente. Mesmo que o remetente não espere uma resposta, você provavelmente se sente obrigado a dar uma mais cedo ou mais tarde, mesmo que seja apenas para lidar com isso e tirá-lo da cabeça.
E como o agendamento de e-mail é ditado pelo remetente, ou seja, qualquer pessoa pode colocar qualquer coisa na sua caixa de entrada a qualquer momento, você tem zero controle.
“Os e-mails ainda são a melhor maneira de se comunicar no local de trabalho. No entanto, a maioria das pessoas não tem seus e-mails organizados”, disse o repórter de tecnologia Radu Tyrsina à Lifewire por e-mail. “É barulhento, em todo lugar, e nenhum de nós tem paciência para limpar a bagunça todos os dias.”
É por isso que algo como o envio programado é importante, mas apenas se todos o usarem e o usarem para as forças do bem, não do mal. O gerenciamento de e-mail de trabalho é transferido para o usuário quando mais responsabilidade deve ser do empregador.
A empresa alemã de veículos Daimler, proprietária da Mercedes, tem a ideia certa. Quando os funcionários saem de férias, todos os e-mails recebidos são enviados para a lixeira. Não há como voltar de férias e lidar com duas semanas de e-mail. Os remetentes recebem uma resposta automática informando que devem reenviar qualquer coisa importante depois que o funcionário retornar ao escritório.
Este é um ótimo exemplo de como tirar o estresse do e-mail, mas, infelizmente, a maior parte da responsabilidade ainda recai sobre nós, os usuários. Ferramentas como o envio programado podem ajudar, mas até que paremos de tratar o e-mail como um depósito para tirar coisas de nossas próprias caixas de entrada, como um lugar para exigir respostas instantâneas e como algo que verificamos incessantemente, o e-mail continuará sendo estressante.
